Schopnosti manažéra: viete delegovať? 

Máte toho v práci veľa? Delegujte. Ušetríte si čas a energiu na prácu, v ktorej ste užitočnejší. Delegovanie je novodobá marketingová zručnosť, ktorú si šikovný líder musí osvojiť. Dokážete sa spoľahnúť na to, že kolega či zamestnanec urobí úlohu rovnako dobre ako vy? Dokážete prevziať zodpovednosť za úlohy, ktoré má v rukách niekto iný? 

Delegovanie vs presunutie úlohy 

Viete, aký je rozdiel medzi delegovaním a presunutím úlohy? Jednoduchým presunutím úlohy na kolegu či partnera očakávate, že pridelenú úlohu splní a zároveň za ňu ponesie zodpovednosť. Pri delegovaní úlohy, práce či zadania dochádza k presunutiu na inú osobu, avšak zodpovednosť za splnenie a výsledok nesie ten, kto delegoval.  

Výhody a nevýhody delegovania

+/–	Ak ste manažéri	Ak ste členovia tímu
+	Ušetríte čas.	Budete mať menej stresu vďaka pracovnej rovnováhe v tíme.
+	Získate viac energie na prácu, ktorá má vyššiu prioritu.	Správne delegovaná úloha zvýši vašu motiváciu aj iniciatívu.
+	Zvýši sa rýchlosť vášho rozhodovania a aj kvalita rozhodovania (rozhodnutia budú robiť ľudia, ktorí detailne poznajú kontext).	Vďaka práci na nových úlohách môžete priniesť inovácie.
+	Predchádzate vyhoreniu.	Rozvíjate seba a v konečnom dôsledku aj celý projektový tím.
–	Zodpovedáte za činnosť, ktorú nevykonávate.	Ak máte nad sebou manažéra, ktorý nedeleguje správne, hrozí demotivácia a stagnácia.

Prečo sa mu manažéri vyhýbajú?  

S delegovaním pracovných úloh sa stretávame predovšetkým na vyšších manažérskych pozíciách. Neustále rozhodovanie a vysoká miera zodpovednosti ležia na ich pleciach. Každú minútu využívajú efektívne. Neostáva im čas na každodenné operatívne úlohy. Aby nepremieňali svoj voľný čas na pracovné aktivity a nechcene sa nehrnuli do vyhorenia, sú nútení prácu delegovať. Nie je to však jednoduché. Čo im delegovanie sťažuje?

Perfekcionizmus, nedôvera či nenahraditeľnosť 

Podľa Harvard Business School je delegovanie úloh kľúčová manažérska zručnosť. Existujú viaceré dôvody, ktoré manažérom bránia presunúť úlohy na druhých: 

Pocit straty času

Manažéri sa obávajú, že namiesto úspory času im vysvetľovanie úlohy potrvá dlhšie ako jej plnenie. Nie vždy je to pravda. Ak sa úlohy opakujú pravidelne, proces delegovania je dlhší iba na začiatku. Pri opakovaní úloh už delegovaný presne vie, ako má postupovať. 

Pocit nenahraditeľnosti

Zručnosti, ktoré má manažér, sú pre tím nenahraditeľné. Aspoň podľa neho. Ak sa o ne s niekým podelí, prichádza o eso v rukáve. Už nebude ten nenahraditeľný. Jeho prácu dokáže urobiť aj niekto iný a strach zo straty mocenskej pozície narastá. 

Pocit viny

Hodím ďalšiu úlohu na plecia zamestnancom, ktorí už toho majú viac než dosť? Aj táto myšlienka chodí po rozume niektorým manažérom. Delegovaniu teda zabránia pocity viny a trpkosti, ktoré by ich mohli zožierať po delegovaní úloh na už aj tak vyčerpaného podriadeného. Radšej sami znášajú veľký objem práce. V tomto prípade je načase zamyslieť sa nad prijatím nového človeka do tímu alebo nad zmenou organizácie spoločnosti.  

Pocit nedôvery

Azda najčastejší dôvod, pre ktorý vedúci pracovníci odmietajú delegovať prácu ďalej, je nedôvera voči vykonávateľovi úloh. Manažér sa obáva nesplnenia úlohy, resp. jej čiastočného splnenia alebo „nedokonalého“ splnenia. Lenže k očakávaným manažérskym schopnostiam patrí aj budovanie a udržiavanie dôvery v tíme.  

Dokáže delegovať každý manažér?  

Ten, kto svoje manažérske zručnosti rozvíja a neustále posúva vpred, má veľkú šancu osvojiť si toto umenie. Ak však hrdý nadriadený nedokáže pokoriť prekážky, ktoré mu stoja v ceste za správnym delegovaním, nepomôže mu ani koučing odborníkov v danej oblasti. 

Jeffrey Pfeffer, autor knihy Skrytá hodnota: Ako veľké spoločnosti dosahujú mimoriadne výsledky s obyčajnými ľuďmi, tvrdí, že ak zamestnancom dáte v práci väčšiu zodpovednosť za rozhodovanie, prinesie vám to vyššiu produktivitu, morálku a odhodlanie v tíme. 

Tip: Pomôžte si týmito technikami  

Eisenhowerova matica. Vizualizuje vaše pracovné činnosti podľa miery naliehavosti a dôležitosti a na základe zaradenia do jednotlivých kvadrantov vám pomáha určiť, ktoré úlohy delegovať. 
Matica rolí a zodpovednosti. Vytýčite v nej kľúčové aktivity na delegovanie, pričom ku každej priradíte mená členov tímu na základe ich schopností (dajte si pozor, aby prerozdelenie zodpovednosti v tíme nebolo nevyvážené). 
Delegovací poker. Môžete sa inšpirovať delegovacími kartami. Táto technika vás a váš tím prevedie viacerými úrovňami delegovania a zabezpečí transparentnosť. 
Otázka manažéra smerom k tímu: „Sú veci, v ktorých som ako manažér príliš zaangažovaný a, naopak, o ktoré by som sa mal zaujímať viac?“

5 (nikdy nekončiacich) úloh na správne delegovanie 

Delegovanie nie je ako domáca úloha, ktorú vypracujete a hotovo. Učiť sa delegovať, to je dlhotrvajúci proces, v rámci ktorého posúvate svoje manažérske zručnosti neustále vpred.

S čím všetkým sa v procese delegovania stretnete?  

Alfou a omegou je komunikácia

Nielen vo vzťahoch, ale aj v presúvaní úloh hrá komunikácia kľúčovú rolu. Vďaka presnému, až exaktnému zadaniu a priamej komunikácii očakávaní a potrieb sa vyvarujete toho, že do rúk dostanete odfláknutý (alebo žiadny) výstup. 

Kľúčový hráč pre vašu úlohu

Pozor na falošné očakávania! Ak ste dobrí manažéri, poznáte ľudí v tíme. Ak poznáte svojich ľudí, mali by ste vedieť vyhodnotiť, ktorý z nich sa na tú či tamtú úlohu hodí.  

Vytýčené termíny a ciele

Keď úloha nemá deadline, nikdy nebude mať ani prioritu. Delegovanej úlohe vytýčte cieľ a termín – čiastkový aj finálny. Ľahko zhodnotíte pokrok a udelíte pochvalu či vyslovíte (konštruktívnu) kritiku. 

Budujte dôveru v ľudí

A robte to neustále. Na to, aby ste dokázali delegovať úlohu, musíte veriť v schopnosti svojho tímu. Nechajte ľudí pracovať samostatne. Pozitívne vás prekvapia.  

Pýtajte si spätnú väzbu

Priebežne zisťujte, ako sa darí ľuďom s pridelenou úlohou. Pýtajte sa ich, či im je všetko jasné. Napokon sa s nimi podeľte o spätnú väzbu. Zaujímajte sa o feedback na seba, možno vás príjemne či nepríjemne prekvapí. V oboch prípadoch vás môže posunúť v manažérskych schopnostiach. 

Bude delegovanie úloh vašou kľúčovou kompetenciou? 

Delegovanie nie je úkolovanie. Umožňuje zapojiť členov tímu do procesu rozhodovania (tam, kde sú informácie, sú aj najlepšie rozhodnutia). Neohrozuje vašu pozíciu. Je to presne naopak, pomáha vám rásť.  

Správne delegovanie rozvíja pracovníkov, posilňuje ich právomoci a vám uvoľní ruky a zároveň zvýši kvalitu rozhodnutí, ktoré môžu ovplyvniť konkurencieschopnosť firmy. Áno, má svoje úskalia. Nedá sa delegovať všetko a na všetkých. Vtedy nastupujú „delegovacie nástroje“ zmienené v článku. 

A dobrá rada? Delegovanie je len jedna časť rozvoja – vášho aj tímu. Ak sa chcete stať lídrom, nie je univerzálnou cestou ani jediným správnym štýlom vedenia. Pre dlhodobý úspech je však nevyhnutné, a tak nedelegujte nadradene, vnímajte ho ako partnerský vzťah. Napokon, aj v tomto prípade si navzájom niečo odovzdávate.