Málo času v práci, málo času doma. Zoznam pracovných i nepracovných úloh, ktoré sa na vás valia počas celého dňa, akosi nemá konca-kraja. Neustály tlak na výkon núti zamyslieť sa, ako stihnúť viac úloh za menej času. No a čo by z toho zamyslenia malo vyplynúť? Racionalizácia práce a time manažment. Viete, ako vám môžu pomôcť?
Fungujú ako ukazovatele produktivity práce
Racionalizácia práce a time manažment sú dve kľúčové stratégie, ktoré sa spájajú s efektivitou v pracovnom aj osobnom živote. Ak si tieto dva pojmy osvojíte a stanú sa súčasťou vášho (ne)pracovného života, máte vyhraté.
Pod racionalizáciou práce si predstavte systematické zlepšovanie pracovných procesov a postupov s cieľom dosiahnuť väčšiu produktivitu.
Time manažment definujeme ako schopnosť účinne riadiť čas v snahe dosiahnuť stanovené ciele.
Aké spoločné a rozdielne vlastnosti majú tieto stratégie?
Spoločné vlastnosti
- Cieľ, cieľ, cieľ
Zjednodušene povedané, ak nemáte cieľ, neviete, kam kráčať. Obe stratégie kladú dôraz na jasné stanovenie cieľov a priorít.
Máte ich presne určené v práci aj v osobnom živote?
- Optimalizácia úloh
Time manažment aj racionalizácia práce sa snažia minimalizovať zbytočné časové straty. Idú na to optimalizáciou všetkých úloh a procesov.
Máte vyhradený konkrétny čas na svoje aktivity – pracovné aj tie voľnočasové – alebo fungujete spôsobom „koľko času zhltne, toľko zhltne“?
- Priorita za prioritou
Tzv. hurá systém nefunguje. Ak máte veľa úloh, je nevyhnutné identifikovať ich dôležitosť a priradiť im prioritu. Obe metódy sú postavené na priorizácii úloh.
Ako často pri organizovaní vášho dňa funguje priorizácia? A ako často sa vám stáva, že uprednostňujete nesprávne veci alebo úlohy?
Rozdielne vlastnosti
- Zameranie na procesy, zameranie na čas
Kým racionalizácia práce sa viac orientuje na procesy a workflow, time manažment sa sústreďuje na jednotlivca a jeho schopnosť riadiť si vlastný čas.
- Menší a väčší rozsah
Racionalizácia práce je často súčasťou podnikateľskej stratégie. Počíta sa s ňou predovšetkým v biznise. Naopak, riadenie času sa uplatňuje na individuálnej úrovni. Time manažment poznajú rodičia, športovci, matky, zamestnanci i cestujúci.
Time manažment – keď chcete byť pánmi svojho času
Na úvod si stanovte merateľné a jasne definované ciele. Nezáleží na tom, či ide o pracovný alebo súkromný život. Cieľom môže byť pravidelná návšteva fitnescentra trikrát do týždňa, odovzdanie diplomovej práce alebo polročného obchodného reportu.
Vaše ciele musia byť SMART, teda špecifické (specific), merateľné (measurable), dosiahnuteľné (achievable), relevantné (relevant) a časovo definované (time-bound).
Úlohám, ktoré vás navedú na dosiahnutie cieľa, priraďte prioritu. Čiastkové úlohy si zapisujte do diára alebo použite iný plánovací nástroj v digitálnej forme. Menej prioritné úlohy pokojne delegujte.
Stanovte si realistické limity na splnenie vytýčených úloh. Zabudnite na šibeničné termíny, ktoré vás budú nútiť pracovať po večeroch alebo cez víkendy. Škodia vášmu zdraviu rovnako ako dlhodobý multitasking a práca bez prestávok.
Nezabudnite ani na sebareflexiu. Pýtajte sa sami seba, či ste dôsledne plnili stanovené úlohy, aby ste sa priblížili k svojmu cieľu. Zhodnoťte sa, pochváľte sa a z chýb sa poučte. Tak sa posuniete k produktívnemu fungovaniu, k efektívnemu tráveniu pracovného (aj nepracovného) času bez stresu.
Pracovné nasadenie – buďte otvorení novým veciam
Aj v oblasti time manažmentu prichádzajú odborníci s novými technikami a nástrojmi, ktoré umožnia jednoducho a precízne riadiť váš čas. Diáre, kalendáre, plánovacie tabuľky, zdieľané dokumenty umožňujú denné, týždenné či mesačné rozvrhnutie úloh. Sú čoraz sofistikovanejšie a podporujú work-life balance.
Či už si na organizáciu svojho dňa vyberiete individuálny nástroj (napr. online diár), alebo komplexný systém (napr. aplikáciu na riadenie času, projektové riadenie), výsledok by mal byť rovnaký – dokonale rozplánovaný čas na prácu i súkromie.
Ako stihnúť viac za menej času?
Bez ohľadu na to, aký plánovací nástroj či diár použijete, skúste si osvojiť týchto osem pravidiel:
- Buďte realisti. Ciele, ktoré si zadefinujete, musia byť splniteľné.
- Štartujte deň najdôležitejšími úlohami. Neodkladajte ich na neskôr, na potom, na zajtra atď.
- Sústreďte sa iba na jednu úlohu. Multitasking nefunguje, len triešti vašu pozornosť.
- Definujte si časové limity na každú úlohu. Trvanie úlohy stanovte odhadom (pravidelným plánovaním svoj odhad vycibríte) alebo podľa vlastnej skúsenosti.
- Nechajte si voľný priestor. V plánoch počítajte s časom na presun, meškanie či technické problémy.
- Delegujte. Ak máte možnosť menej prioritnú úlohu delegovať, urobte to.
- Work-life balance nie je na ozdobu. Zapíšte si do plánu aj čas, keď cvičíte a večeriate s rodinou.
- Nezabudnite na spätnú väzbu. Dávajte si ju sami pred sebou, pýtajte si ju od kolegov. Iba tak sa posuniete ďalej.
Skúste sa precízne držať týchto pravidiel aspoň dva týždne a sledujte zmeny. Neprezradíme vám síce, čo všetko sa zmení a ako (to zistíte iba sami v procese), no povieme vám, že táto „transformácia“ bude pozitívna.
(Ne)rovnomerne rozvrhnutý pracovný čas
Zamestnávateľ podľa potreby rozvrhuje pracovný čas určený Zákonníkom práce tak, aby bol v dohodnutom referenčnom období v priemere dodržaný rozsah ustanoveného týždenného pracovného času. Tak to funguje. Lenže ak vykonávate administratívnu, manažérsku či inú prácu, ktorá zahŕňa niekoľko rôznych činností na jednej pozícii, alebo máte flexibilný pracovný čas, potrebujete si ho dobre rozplánovať. Prečo? Pretože práca sa na vás skôr či neskôr zosype.
Áno, chvíľu to bude fungovať, no niektoré veci nielenže postupne začnete presúvať, ale aj odsúvať. Zrazu sa nakopia a nebudú sa dať vyriešiť včas ani dostatočne kvalitne. A bude to mať ešte jeden dôsledok – stres. Ak tak budete fungovať dlhodobo, môžete mať dokonca nábeh na vyhorenie.
Nechceme vás strašiť. Chceme, aby ste zbytočne nenarúšali svoj work-life balance. Napokon, dá sa to aj takým jednoduchým a dookola omieľaným plánovaním, organizáciou svojho času.
Aký je váš time manažment?
Alebo by otázka mala znieť, aký bude? Veď je jednou z mála vecí, ktoré sa dajú zmeniť takmer okamžite. Hlavné je, aby boli plánované aktivity zaznamenané či už na papieri, alebo v digitálnej forme. Má to totiž aj psychologický efekt – sebamotiváciu. Viac sa zameriate na určený cieľ, menej sa budete rozptyľovať.
Poznáte tieto aplikácie na manažovanie času?
- Ticktick. „To-do“ aplikácia, ktorá zmanažuje váš zoznam úloh. Funguje v rôznych operačných systémoch aj priamo v prehliadačoch. Je bezplatná, no iba do určitého počtu zoznamov.
- My Daily Planner. Aplikácia, ktorú oceníte, ak pracujete na zariadeniach Windows a Android. Okrem iného pomôže vašim úlohám priradiť dôležitosť, úlohy môžete zadávať aj hlasovými povelmi.
- My Life Organized. Aplikácia, ktorá vás prekvapí bohatou funkcionalitou (okrem iného si dokážete vytvoriť hierarchiu úloh, vzťahy medzi úlohami, pripomienky pracujú s GPS atď.). Možno vám bude trvať jej osvojenie o niečo dlhšie, no skvelo poslúži na pracovné aj súkromné plánovanie.
Čas neoklamete. Je neúprosný ku každému. Jeho plánovanie a efektívne využívanie sa objavuje pri time manažmente i racionalizácii úloh. A čo z toho vyplýva? Vlastne je to jednoduché – (aj) vďaka nim sa môžete stať pánmi svojho času.
