10 spôsobov, ako udržať stretnutie produktívne

15. novembra 2024

Všetci sme sa už určite zúčastnili aspoň na jednom z tých nekonečných stretnutí, z ktorých sme nakoniec odchádzali s pocitom, že sa nič nedosiahlo. Stretnutia pritom tvoria neoddeliteľnú súčasť pracovného života. Pravdou však je, že dobre naplánované a starostlivo vedené stretnutie môže byť mimoriadne produktívne a prínosné pre všetky zúčastnené strany.

Základom je správne plánovanie

Vďaka stretnutiam môžeme spolupracovať, inovovať, prichádzať na lepšie nápady, šetriť čas a dokonca aj peniaze. Je však veľmi ľahké skĺznuť do bodu, keď sa stretnutie zrazu stane neproduktívnym. Ako sa tomu vyhnúť? Máme pre vás skvelé rady.

1. Miestnosť podľa vašich potrieb

Uistite sa, že miestnosť, do ktorej plánujete stretnutie, vám vyhovuje. Je stôl dostatočne veľký? Máte dostatok konferenčných stoličiek? Na druhej strane, ak sa na stretnutí zúčastňuje iba zopár ľudí, nie je miestnosť príliš veľká? Možno vás prekvapí, akú významnú rolu hrá pri atmosfére stretnutia konferenčný nábytok a celkové zariadenie kancelárie. Takouto kontrolou ušetríte päť až desať minút z každého stretnutia, ktoré ľudia zvyčajne strávia usádzaním sa.

2. Pozvite iba nevyhnutných ľudí

Základom produktívneho stretnutia je pozvať naň tých správnych ľudí, ktorí potrebujú vedieť, čo sa deje, aby mohli vykonávať svoju prácu. Znížením počtu účastníkov zabezpečíte, že všetci na stretnutí budú zainteresovaní v rámci témy a schopní prispieť niečím, vďaka čomu si diskusia udrží správny smer. Zamestnanci, ktorí nemusia byť prítomní, nebudú strácať čas, ktorý by mohli venovať inej práci. Na to skvelo poslúžia rôzne aplikácie (napr. Outlook), v ktorých budete zverejňovať mená očakávaných účastníkov stretnutia.

3. Kontrola technológií

Obetujte pár minút kontrole, či všetky technológie fungujú tak, ako majú. Ušetríte tým veľa času nielen pri osobných, ale aj online stretnutiach. Skúste prísť skôr, aby ste nastavili zariadenia a pripojenie. Po príchode celého tímu môžete rovno začať so schôdzou.

4. Držte sa agendy

Vďaka nastaveniu agendy a tomu, že s ňou oboznámime účastníkov, každý vopred vie, čo sa bude (a nebude) preberať. Ak sa ňou budete riadiť, vždy zostanete pri danej téme, teda ušetríte svoj drahocenný čas. Pokiaľ sa objaví niečo dôležité, čo nesúvisí s aktuálnou diskusiou, naplánujte si na danú tému iné stretnutie.

5. Zapojte účastníkov do diskusie

Každý zamestnanec sa bude cítiť zainteresovanejší, ak bude mať možnosť zapojiť sa a vyjadriť svoj názor. Nedovoľte, aby sa vaše stretnutia stali monotónnymi prednáškami. Preto je viac ako vhodné dať každému priestor na vyjadrenie a pocit, že je nenahraditeľným členom tímu.

6. Obmedzte mobily

Mobily sú hlavným zdrojom rozptýlenia na stretnutiach. Navyše ak čo i len jeden človek pozerá do telefónu, naruší dynamiku celej skupiny. Bez telefónov sa ľudia viac rozprávajú, sústredia a uvoľnia, čo vedie k produktívnejšiemu stretnutiu a lepším vzťahom.

7. Skúste stretnutia postojačky

Vedeli ste, že stretnutia, na ktorých účastníci sedia, trvajú v priemere o 34 % dlhšie, ako keď stoja? S organizáciou produktívneho stretnutia postojačky vám veľmi pomôžu výškovo nastaviteľné stoly.

8. Zmena prostredia

Nové prostredie môže zamestnancov motivovať a inšpirovať k novým nápadom. Skúste usporiadať neformálne stretnutie v kaviarni, prenajmite si priestor na dôležité stretnutia alebo – ak to počasie dovolí – usporiadajte stretnutie vonku. Nezabudnite všetkých vopred informovať, aby sa mohli pripraviť a užiť si to.

    9. Stretnutie ukončite s jasným záverom

    Jednou z najlepších vlastností produktívneho stretnutia je konkrétny záver. Ak sa na vašich stretnutiach často používajú frázy ako „toto prediskutujeme neskôr“ alebo „vrátime sa k tomu zajtra“, pôsobí to zmätočne. Preto na konci jasne zhrňte, čo sa dosiahlo a aké povinnosti majú účastníci do budúcnosti.

    Tip:

    Rozošlite e-mail so zhrnutím kľúčových bodov. Nezabudnite na rozpis úloh, ktoré je potrebné splniť, s termínmi, aby všetci vedeli, čo sa od nich očakáva.

    10. Eliminujte zbytočné stretnutia

    Čokoľvek, čo sa robí opakovane, môže byť nakoniec nesmierne nudné. Asi preto si podľa istého prieskumu až 70 % kancelárskych pracovníkov myslí, že v pracovnom týždni majú príliš veľa stretnutí, a 45 % tvrdí, že im stretnutia bránia v sústredenej práci. Uistite sa, že organizujete stretnutia, len keď je to nevyhnutné, aby váš tím vedel, že sú dôležité. Pracovníci sa teda nebudú báť straty času, ktorý by mohli lepšie využiť na svoju prácu.

    Pamätajte si, že hoci mítingy sú nevyhnutné na každom pracovisku, zbytočné stretnutia môžu narúšať vašu produktivitu. Uistite sa teda, že sú krátke, výstižné a že ich organizujete len vtedy, keď je to naozaj potrebné. Môžete tak dosiahnuť viac za kratší čas.

    Témy

    Vložiť komentár