Najväčšou pracovnou výzvou každého z nás by mala byť snaha naučiť sa produktívne využívať čas a zbytočne ním neplytvať. Podstatou správne aplikovaného time managmentu nemá byť prehľadné upratanie si úloh na 8 hodín, ale postupné skracovanie časových intervalov, aby sme mali možnosť prežiť deň čo najefektívnejšie.
Existuje viacero overených techník, ako docieliť tento želaný stav efektívne využívaného času. V tomto článku si predstavíme tri najčastejšie využívané metódy. Výsledným efektom každej jednej je v závere úspešne implementovaný time management.
Pomodoro technika
Táto technika sa dá efektívne využívať najmä pri plnení úloh, ktoré nepotrebujú dlhší časový horizont na dosiahnutie riešenia. Pointou je vedieť si rozdeliť prácu na menšie bloky. To znamená venovať sa naplno úlohe približne 25 minút a následne si dopriať prestávku v dĺžke 5 minút. Na začiatok sa nemusíte striktne obmedzovať daným časovým intervalom. Snažte sa prispôsobiť najmä vášmu pracovnému tempu, ktoré budete postupne zefektívňovať.
Tip: Ak ste chytili ten správny drive počas plnenia úlohy a váš cieľ je už skoro na dosah, určite neukončite činnosť len kvôli tomu, aby ste dodržali stanovený interval.
Eisenhoverov princíp
To, čo je pre jednu skupinu ľudí dôležité, nemusí byť v tom istom momente pre druhú skupinu naliehavé. A práve z tohto dôvodu je potrebné naučiť sa vedieť rozlišovať dôležitosť a naliehavosť úloh. Skúste si predstaviť maticu, v ktorej na horizontálnej osi máte vedľa seba premennú dôležitosť a na vertikálnej osi naliehavosť. Postupne do tejto matice pribúdajú úlohy, ktoré je potrebné riešiť. Dôležité úlohy sú tie, ktoré majú vplyv aj na iné činnosti a naliehavosť úloh vychádza z ich daného termínu odovzdania. To znamená, že prvoradú prioritu budú mať úlohy, ktoré budú pre obe skupiny dôležité. Ak sa aj blíži termín odovzdania a tie dôležité zostanú nespracované, nemáte šancu riešiť tie naliehavé.
Tip: Využívajte aktívne túto techniku najmä v období, v ktorom príde nárazovo viacero úloh od rôznych zadávateľov.
Paretovo pravidlo
Pravidlo vychádza z poznania toho, že 80 % výsledkov ovplyvňuje 20 % práce. Ak sa nezameriate najmä na tých 20 %, ktoré vám reálne pomáhajú pri plnení úloh, môže sa ľahko stať, že 80 % práce vám prinesie len 20 % výsledkov.
Tip: Zaznamenávajte si počas dňa činnosti, ktorým ste sa venovali a snažte sa ich merať. Na konci dňa tak budete vedieť reálne zhodnotiť, či ste svoj čas využívali počas dňa skutočne efektívne, alebo ste ho premárnili.
Či si už zvolíte jednu z týchto techník, alebo sa pokúsite nájsť takú, ktorá by vám viac vyhovovala, nezabudnite veci aj robiť, nie iba riešiť, ako ich spraviť. Je veľmi dôležité myslieť na to, že úlohy by ste mali mať dopredu naplánované a zvolená metóda má byť len doplnkom, ktorý vám pomôže splniť ich lepšie.
Pamätajte si:
- Úspešný manažér nehľadá cestu ako naplniť 8 hodín, ale ako ich skrátiť a priniesť lepší výsledok za kratší čas.
- Je dôležité vedieť si prácu správne rozdeliť a dopriať si aj prestávku.
- Priraďujte úlohám tie správne priority s ohľadom na termíny.
- Identifikujte zdroje, ktoré vám pomáhajú k efektivite.
- Plánujte, plánujte a plánujte.
Zapojíte sa do našej výzvy a skúsite zlepšiť svoju efektivitu jedným z týchto princípov? Alebo viete o ďalších, ktorými sa riadite a sú funkčné? Dajte nám vedieť.
