Pracovať efektívne neznamená pracovať aktívne. Toto tvrdenie je výstižné hlavne pre tých, ktorí síce pracujú denne ako levy, ale na konci dňa majú pocit, že vlastne nič neurobili.
Byť produktívnym počas svojej pracovnej doby nie je žiadna veda. Svedčí to len o tom, akým dobrým manažérom svojho času ste. Poradíme vám niekoľko princípov, ktorých dennodenné dodržiavanie vám pomôže dosiahnuť vopred stanovené ciele. Ak chcete zvýšiť svoju efektivitu hneď teraz, prejdite na spodok článku a prečítajte si zhrnutie.
Ráno začnite pozitívne
Váš produktívny deň sa začína otvorením očí, najlepšie po výdatnom spánku. Každý sa vie prebrať po svojom. Niekto si dopraje studenú sprchu, inému stačí ku šťastiu šálka chutnej kávy, ďalší si rozprúdi krvný obeh malou rozcvičkou. Nech už si zvolíte akýkoľvek štart do nového dňa, mali by ste byť naladení pozitívne. S prístupom, že sa vám nechce vstávať a vypnete aj tretí budík, sa v ten deň ďaleko nedostanete. Tešte sa na nové výzvy, ktoré vás čakajú!
Tip pre vás: Všetci vieme, že ráno uteká čas akosi rýchlejšie. Aby ste si ušetrili pár minút ranného zhonu, už večer si pripravte veci potrebné pre ďalší pracovný deň (napr. oblečenie, pracovné pomôcky, obed).
Urobte si poriadok na stole
Ak váš stôl vyzerá ako po výbuchu, k efektivite v práci vám to veľmi nepomôže. V prvom rade sa zbavte všetkých neaktuálnych lístočkov a papierov, ktoré už nebudete potrebovať.
Patríte k ľuďom, ktorí sú schopní „zapatrošiť“ svoje veci aj v malom priestore? Isto vám pomôžu zakladače, organizéry a iné pomôcky šetriace miesto.
Aj multitasking vie byť na škodu
Predstavte si mamičku s dvoma deťmi v kuchyni. Jednou rukou mieša polievku, druhou nalieva vodu do pohára a nohou zvláda hojdať dieťa v kolíske. Áno, ženy sú známe tým, že zvládnu robiť viac vecí naraz. Ale v domácnosti. Predstavte si, že podobnú „schopnosť“ by ste využívali všetci v práci. Nahadzujete údaje do tabuľky, medzitým vybavíte nejaké telefonáty a ešte stíhate odpisovať na maily. Znie to síce multitaskingovo, ale neefektívne. Spomínané zapísanie údajov do tabuliek vám potrvá dvakrát dlhšie, ako keby ste sa venovali len tejto jednej činnosti. A energia, s ktorou ste sa ráno zobudili, vás veľmi rýchlo opustí.
- Dôležité je určiť si priority a úlohy počas dňa. Zamyslite sa nad tým, čo robíte ako prvé, keď prídete do práce. Mnohí začínajú čítaním e-mailov alebo kontrolou sociálnych sietí. Aj keby tieto dve činnosti boli súčasťou vašej práce, ruku na srdce: sú to aj tie najdôležitejšie?
- Napíšte si zoznam úloh, ktoré máte počas svojho pracovného dňa splniť. Okrem toho pomôže, keď si ich budete kategorizovať na najdôležitejšie, stredne dôležité a najmenej dôležité. Prípadne si stanovte aj to, ktoré treba vyriešiť v tomto momente a ktoré neskôr. Dbajte na to, aby ste si ich odškrtávali jednu za druhou. Ak chcete ísť o level vyššie, úlohy a ciele si môžete pokojne naplánovať aj na celý týždeň alebo mesiac.
Tip pre vás: Internetové prehliadače ponúkajú množstvo doplnkov, ktoré vám pomôžu vyriešiť vaše úlohy oveľa ľahšie. Stačí si ich len nainštalovať do počítača. Dávame vám do pozornosti aspoň dva z nich, ktoré patria pod obľúbený Google Chrome:
-To-do list: Jednoduchý to-do list doplnok. Vďaka nemu môžete úlohy vytvárať, kontrolovať aj delegovať na druhých. Navyše si môžete ukladať weby, ku ktorým sa opäť chcete vrátiť. A čo je najlepšie, zosynchronizujete si ho aj so zariadeniami, ktoré potrebujete.
-Paper: Je určený predovšetkým pre tých, ktorí mávajú okolo seba plno papierikov s poznámkami a myšlienkami. Paper funguje ako nová záložka v prehliadači, do ktorej si zapíšete všetko, čo vám počas dňa napadne.
Zbavte sa žrútov času
O tom, aké rušivé nástrahy nás zvyknú čakať v práci, by sme mohli napísať samostatnú kapitolu v knihe. Predstavíme si aspoň najčastejšie z nich:
- Žrútom číslo jeden bývajú sociálne siete a túžba zistiť, čo je nové na nástenkách našich priateľov. Popri prezeraní noviniek vám vyskočia videá s rozkošnými zvieratkami či bábätkami, prípadne lákadlá typu „Zisti, na ktorú hollywoodsku hviezdu sa podobáš“. A prvá hodina vášho pracovného času je nenávratne preč.
- Iní pracanti začínajú svoj deň prezeraním e-mailov a odpovedajú na jeden za druhým bez toho, aby si vôbec zhodnotili, či je dôležité vybaviť ich ráno ako prvé. Neefektívne je aj to, ak sa k správam vracajú niekoľkokrát počas dňa, a to hneď, ako im vyskočí nové upozornenie.
- Rušivým elementom môžu byť aj samotní kolegovia, hlavne tí utáranejší. Socializácia môže byť v práci na úžitok, no najlepšie počas prestávok. A poznáme aj také typy kolegov, ktorí za vami často prichádzajú s novou pracovnou požiadavkou na spracovanie. Takým sa treba naučiť hovoriť nie. Teda za predpokladu, že nejde o súrnu záležitosť, ktorá nepočká.
Tip pre vás: Jedným zo žrútov času je aj obyčajné prehliadanie si webu. Ak to nejde inak, využite možnosť blokovania internetových stránok. Google alebo vaše IT oddelenie vo firme vám s tým pomôže.
Namotivujte sa do výkonov
Každému sa pracuje oveľa ľahšie, ak má dostatočnú motiváciu. Pre niektorých je dostatočným dôvodom chodiť do práce zaplatenie hypotéky či účtov za energie. Toto vás však nemusí „nakopnúť“ správne. Skúste si vymyslieť odmenu sami pre seba. Možno vás vieme inšpirovať:
- „Po splnení naplánovaných úloh si doprajem kvalitnú masáž.“
- „Ak dokončím túto prácu, môžem byť na obednej prestávke o niečo dlhšie.“
- „Za dnešný výkon si zaslúžim večeru v reštaurácii.“
Sami viete, čo na vás bude fungovať najlepšie.
Tip pre vás: Vaša odmena by mala byť finančne nenáročná. Pokojne by sme ju mohli nazvať drobnosťou, aby vás pri dennej frekvencii nezruinovala. Navyše, je dokázané, že malé a hlavne časté odmeny zvyšujú pracovnú morálku.
Delegujte svoju prácu na iných
Požiadať o pomoc pri nahromadení úloh, poprípade, ak si neviete s niečím rady, ešte neznamená, že ste neschopní a koledujete si o problém. Práve naopak. Pokiaľ máte kolegov – tímových hráčov, ochotne vám pomôžu s vašou požiadavkou. Stačí sa opýtať. V opačnom prípade sa môže stať, že sa zaseknete pri jednej zložitej úlohe, ktorá vám zaberie celú pracovnú dobu.
To isté platí aj v prípade, že manažujete tím. Rozdeľte úlohy medzi kompetentné zložky. Nesnažte sa urobiť všetko sami, pretože „vy to aj tak viete najlepšie“.
Pauza na…
Ani pracovať 8 až 10 hodín vkuse vašej efektivite nemusí pomôcť. Práve naopak, váš výkon bude klesať oveľa rýchlejšie s pribúdajúcimi hodinami v práci. A, navyše, trpí tým aj vaše telo, v ktorom sa pri neustálej nečinnosti (nie, pohyb s myškou sa nepočíta) usádza tuk a upchávajú sa cievy.
Tip pre vás: Občas stačí len vstať od počítača, zahľadieť sa von oknom a trochu sa ponaťahovať. Dopriať si môžete aj krátky coffee break s kolegami, prípadne sa osviežiť ovocím.
Rýchle zhrnutie pre vyššiu efektivitu:
- To, ako ráno vstanete, ovplyvní celý váš deň. Vyplavte si zopár endorfínov hneď po zobudení. Zacvičte si, vyhraďte si 10 minút na kombináciu: ja + moja káva + knižka alebo to skúste s osviežujúcou sprchou – vďaka nej otužíte svoje telo a posilníte si imunitu.
- Veci potrebné do ďalšieho pracovného dňa si pripravte už večer. Nevieme, ako je to možné, ale ráno nám tie minúty pravdepodobne niekto kradne.
- Ak každé ráno v robote spúšťate pátranie po klávesnici a myške, asi je čas upratať si pracovný stôl.
- Vytvorte si zoznam priorít a užívajte si ten pocit, keď si ich budete vyškrtávať ako hotové. Ak chcete šetriť lesy, nainštalujte si do prehliadača Google Chrome doplnky ako Todoist či Paper.
- Ak to nie je nutné, ani sa neprihlasujte na sociálne siete. Na e-maily odpisujte stručne a jasne, aby ste sa k tým istým nemuseli vracať viackrát za deň.
- Dôležité je aj vysvetliť kolegom, že rovnako, ako oni majú svoju pracovnú náplň, vy ju máte tiež. Ak to nejde inak, stanovte si v dni presný čas, počas ktorého sa na vás môžu obracať so svojimi (relevantnými) prosbami a pripomienkami. Naučte sa tiež delegovať úlohy a hovoriť nie.
- Oddychujte. Robte si krátke prestávky, strečing či coffee break s kolegami. Za spokojnosť so svojou prácou sa odmeňte. Alebo to nechajte na šéfa ☺
