Životnosť kancelárskych priestorov. Ako často by sme mali obmieňať interiér v kanceláriách či zasadačkách?

Nanešťastie, nič netrvá večne. Ak ste ako mnoho iných podnikov, v ktorých zamestnanci doslova derú stoličky a stoly osem hodín denne, päť dní v týždni, prejavilo sa to už akiste aj na zariadení. Kancelársky nábytok môže byť pre spoločnosť veľkým nákladom. Najmä, ak kupujete nový. To je dôvod, prečo mnohé spoločnosti váhajú, kedy je správny čas na nákup nábytku a často sa mu snažia vyhnúť. Ale za akú cenu?

Ako vieme, že nadišiel ten správny čas?

Porozhliadnite sa okolo seba v priestoroch podniku a úprimne zhodnoťte, ako na vás vplýva toto prostredie. Cítite sa komfortne, motivovane alebo nebodaj skľučujúco? Zamyslite sa nad tým, aké signály vysiela vzhľad a stav priestorov na ľudí, ktorí sa v ňom nachádzajú prvýkrát. Musíte si vedieť odpovedať na otázku, či by ste v tomto prostredí pracovali s nadšením, aj keby nepatrilo vám. Prvý dojem vytvoríte len raz – a ten zostáva.

Nie vždy je správna cesta ekonomickej efektivity. Šetriť na zariadení, od ktorého očakávate, že vám vydrží roky, nie je ani logické, ani ekonomické. Ak je váš kancelársky nábytok vyrobený z lacných materiálov, mali by ste ho pravdepodobne nahradiť. Napríklad stôl z drevotrieskových dosiek sa môže rozpadnúť alebo zlomiť, zatiaľ čo vysokokvalitný z masívneho dreva bude slúžiť roky.

Žiaden kancelársky nábytok však nepretrvá večne. Aj ten najkvalitnejší kus zariadenia musí byť nakoniec vymenený. Ako teda zistíme, že dosiahol maximum svojej životnosti? Základným ukazovateľom by mala byť funkčnosť. Ak je zariadenie rozbité, silne opotrebované, funkčnosť je chybná alebo inak vykazuje známky vysokého veku, je pravdepodobne najlepšie ho nahradiť. V niektorých prípadoch, ak je mierne opotrebované, sa môže opraviť. V iných by mohla oprava stáť viac času a peňazí, než samotná výmena.

TIP

Pred zbavením sa starého alebo opotrebovaného nábytku skontrolujte, či je v záruke. Mnohí renomovaní výrobcovia ponúkajú na svoje produkty viacročné garancie. Za predpokladu, že v záruke je, vám ho môže výrobca opraviť alebo vymeniť bez ďalších poplatkov.

Akého veku sa dožíva kancelárske zariadenie?

Nábytok, žiaľ, nemá presný dátum exspirácie ako balené potraviny. Životnosť jednotlivých kusov sa líši o niekoľko rokov a je značne závislá na použitých materiáloch a konštrukcii. A čo čas strávený denným používaním? Podnikatelia často odkladajú nákup nového kancelárskeho nábytku, pretože sú presvedčení o tom, že je to plytvanie peniazmi. Či už je to stolička, stôl, box alebo konferenčný stolík, všetky druhy bude nakoniec potrebné časom vymeniť.

Kancelársky stôl zvyčajne vydrží nápor času dlhšie, než stoličky. Nad jeho výmenou by sa malo uvažovať najmä vtedy, ak sa nohy a hrany začínajú uvoľňovať alebo rozpadať. To isté platí pri nefunkčných zásuvkách, ktoré sa zasekávajú či rozchádzajú.

Obyčajná kancelárska stolička, ktorá sa používa približne 40 hodín týždenne, by mala v priemere vydržať od sedem do desať rokov. V skutočnosti je to však závislé od typu jej konštrukcie. V súčasnosti sa vyrábajú z najrozličnejších materiálov, ako sú plasty, zmesi, alebo kov. Ak používate stoličku, ktorá je potiahnutá kožou alebo textíliou, hneď, ako sa začnú tieto súčasti rozpadávať, rozdrobovať alebo strapkať, viete, že je čas na výmenu.

Na rozdiel od stoličiek a stolov sa konferenčné stoly nepoužívajú neustále a zvyčajne majú aj dlhšiu životnosť. Aj tu však existuje pár momentov, pri ktorých je vhodné uvažovať nad výmenou. Najčastejším dôvodom je kapacita stola. Pokiaľ je nepostačujúca, pretože potrebujete usadiť viac ľudí, ako vám poskytuje aktuálne zariadenie, jednoznačne investujte do väčšieho. Modernizácia alebo zmena dizajnu konferenčnej miestnosti tiež poskytuje priestor pre hľadanie vhodnejšieho zariadenia, zodpovedajúceho daným požiadavkám. Samozrejme, nezabudnite ani na nové stoličky.

Prečo by sme mali chcieť vymeniť nepokazené staré za funkčné nové ?

Nielen samotní zamestnanci, ale aj majitelia spoločností si v dnešnej dobe uvedomujú dôležitosť atraktivity a pohodlia v pracovnom priestore. Moderný a dobre premyslený pracovný priestor môže pomôcť zvyšovať tempo rastu produktivity práce. Vysoká úroveň navyše odráža charakter spoločnosti aj v očiach zákazníkov. Otázkou teda je, kedy nastal vhodný okamih na výmenu. My v tom máme jasno. A čo vy ? Pokiaľ sa nájdete v nasledujúcich bodoch, spomínaný moment práve nadišiel:

1. Zariadenie už neodráža aktuálne hodnoty a kultúru podniku

Prvoradé zameranie na kvalitu produktov a poskytovaných služieb je životne dôležité pre podniky pôsobiace na trhu. Nemalo by sa však zabúdať na kultiváciu značky. Pracovný priestor odráža firemnú kultúru a nie je správne, ak neladí s imidžom firmy. Ak sa tradičná firma časom vyvinie na moderne zmýšľajúcu spoločnosť, mala by tomu prispôsobiť aj priestory a zariadenie. Vývoj by mal byť zachytený nielen na stene, vo forme nového loga, vedenie spoločnosti by sa tiež malo zamyslieť nad tým, ako prostredníctvom transformácie pracovného priestoru odprezentuje tento posun aj v dizajne. Hlavnou myšlienkou prepracovania kancelárií má byť zachytenie podstaty všetkých hodnôt podniku, za ktorými si stojí.

2. Zariadenie zaspalo dobu technického pokroku

Kancelária moderného podnikateľského prostredia by mala byť tech-friendly (priateľská k novým technológiám). Pointa tkvie v tom, že by mala podporovať technickú revolúciu. Zamestnanci neocenia iba komfort. Nábytok priateľský k technológiám pomáha znižovať neporiadok a vytvára súdržnejší vzhľad. Staršie kancelárske stoly nedisponujú napríklad tunelmi pre káble, dôsledkom čoho môžu byť zamestnanci nútení viesť ich cez nábytok alebo okolo neho. Väčšina moderných stolov disponuje najrôznejšími riešeniami, ako spraviť káble takmer neviditeľnými.

TIP

Pokiaľ stôl nemá viditeľné chyby, ale prekáža vám, že neposkytuje riešenie pre káble, nemusíte si kupovať nový. Stačí len dokúpiť vodiacu lištu a nainštalovať ju.

Pri prepracovaní kancelárie a výmene nábytku je dôležitým faktorom technológia. Kancelársky nábytok by mal byť katalyzátorom na zlepšenie používania a funkčnosti vašej technológie. Prispôsobenie sa novým strojom a zariadeniam si vyžaduje inštaláciu najnovších typov nábytku, ktoré podporujú používanie novej technológie namiesto toho, aby mu bránili.

3. Zariadenie neumožňuje tímom efektívne pracovať

Podporuje váš kancelársky nábytok spoluprácu a tímovú prácu? Ak nie, možno je čas na zmenu. Bohužiaľ, niektoré kancelárie nedisponujú dostatočným priestranstvom a obmedzujú zamestnancov v tímovej komunikácii. Ak prostredie limituje slobodu chodu myšlienok a komunikačných kanálov medzi pracovníkmi, znižuje to aj produktivitu práce. Pokiaľ priestor dostatočne nedýcha voľnosťou, je to pádny dôvod na reorganizáciu a výmenu zariadenia tak, aby vytvoril tímovo priateľské prostredie.

4. Počet zamestnancov rastie

Pokiaľ sa pracovný tím časom rozrástol, neznamená to hneď, že musíte hľadať nové priestory. Možno je tu len chvíľa na výmenu starého neflexibilného zariadenia. Vyhnite sa nákladnému sťahovaniu a  maximálne využite potenciál existujúcich priestorov. Investujte do flexibilného zariadenia, ktoré sa dokáže prispôsobiť pracovnému tempu tímov a špecifickým požiadavkám. Rovnováha medzi otvoreným a súkromným priestorom je kľúčom k tomu, aby zamestnancom poskytla prostredie, ktoré potrebujú pre efektívne pracovné výkony.

TIP

Ak sa predsa len rozhodnete pre sťahovanie, neberte so sebou do nových priestorov nábytok, ktorý je potrebné rozoberať. Čas, ktorý investujete do jeho demontáže, sťahovania a montáže, vás môže stáť v závere toľko, ako keby ste sa rozhodli kúpiť nový – a ten starý predať aspoň za drobné.

5. Zariadenie nie je možné prispôsobiť ergonomickým požiadavkám zamestnancov

Nielen pracovníci, ktorí pôsobia vo fyzicky náročných odvetviach (ako je napr. výstavba alebo výroba), trpia bolesťami pohybového aparátu. Týmito ťažkosťami sú postihovaní takisto aj tí, ktorí presedia denne dlhé hodiny v kanceláriách. Existuje niekoľko bežne sa objavujúcich muskuloskeletálnych chorôb, napádajúcich ľudí spoza stola.

Správne zvolený kancelársky nábytok môže zamestnancov pred týmito ochoreniami chrániť. Ak nie je súčasťou vášho zariadenia ergonomický nábytok, je najvyšší čas to zmeniť. Napríklad počítačová pracovná stanica, ktorá disponuje výsuvným modulom pre klávesnicu a myš, môže pomôcť znížiť riziko poranenia rúk a zápästia. Výškovo nastaviteľná kancelárska stolička pomáha predchádzať namáhaniu očí. Okrem toho, výkonná kancelárska stolička s bedrovou opierkou zníži stres pracovníkov a zároveň chráni pred bežnými zraneniami, ktoré by inak mohli spôsobiť bolesť a zápal. Výškovo nastaviteľné stoly zase môžu pomôcť uľaviť chrbtu vašich zamestnancov.

Pohoda pracovníkov by mala byť neoddeliteľnou súčasťou úspechu spoločnosti. Podporujte ich zdravie a produktivitu pomocou pracovných miest na státie a ergonomických stoličiek a vytvorte tak optimálne prostredie, ktoré uľahčuje zameranie na ich prácu namiesto ich boľavej chrbtice. Veľa spoločností a kancelárií prepracováva vzhľad a nábytok tak, aby boli v súlade s princípom ergonómie. Ergonómia dokáže byť pre zamestnancov silným motivátorom. Ukazuje sa, že zvyšuje aj ich spokojnosť s pracovným prostredím.

Znovu nájdený imidž a produktivita v kuse nábytku

Jednoznačne odporúčame investovať do nového zariadenia, pokiaľ potrebujete znovu objaviť stratený imidž vašej spoločnosti. Kancelárske priestory je nutné vnímať ako niečo viac, než len súbor stolov a stoličiek. Vytvárajú názor externých ľudí na vašu firmu.

Technologické spoločnosti Silicon Valley uznávajú dôležitosť atraktívneho kancelárskeho dizajnu. Spoločnosť Google napríklad využíva v kancelárskych priestoroch prioritne farby svojho loga. Microsoft používa čisté, symetrické čiary s obdĺžnikovými tvarmi, ktoré sú typické pre ich logo. Toto je len niekoľko príkladov, ako je vo svete využívaný dizajn kancelárií na prezentáciu a odrážanie imidžu. Ak potrebujete znovu objaviť imidž vašej spoločnosti, môže vám k tomu pomôcť aj správny výber nábytku.

Ak sa váš podnik v posledných mesiacoch stal menej produktívnym, možno je tiež načase investovať do nového kancelárskeho nábytku. Ak sú pracovníci nútení používať zastaraný nábytok, ktorý je rozbitý alebo zle navrhnutý, neprospieva to rastu ich produktivity. Motivácia bude neustále klesať, čo sa prirodzene odrazí aj na výsledku práce. Možno aj tento dôvod vás presvedčí k správnemu kroku a konečne vymeníte opotrebované a staré za funkčné a nové.