Privíta vás každé ráno na pracovnom stole chaos? Neviete, kde začať skôr a čo má prioritu, lebo sa strácate vo veciach? Nasledujúcich desať tipov vám poradí, ako z toho von. Efektívnejšie pracovné postupy dokážete zabezpečiť aj vďaka správne rozloženému a uloženému pracovisku.
1/ Bude to chcieť audit vecí na stole
Prejdite si všetky položky, ktoré sa nachádzajú na vašom stole. Opýtajte sa sami seba, či každá jedna vec má reálne využitie a je naozaj nevyhnutné, aby sa tam nachádzala. To, že niečo nebudete mať v dohľade, neznamená, že sa toho musíte aj zbaviť – potrebujete iba nájsť iné miesto, ktoré bude poruke.
2/ Čo potrebujem, vidím, čo nepotrebujem, schovám
Mali by ste dokázať určiť prioritu veciam, ktoré potrebujete k vašej práci. Ak niečo nevyužívate na dennom poriadku, je dobré mať to z dohľadu. Platí to aj opačne. Ak niečo používate denne, majte to na dosah.
TIP
To, čo nepoužívate každý deň, si uložte do zásuviek. Dnes je na trhu množstvo kancelárskych kontajnerov či zásuvkových kartoték.
3/ Osobné veci by mali mať vlastný priestor
Najviac miesta na stole dokážu zabrať osobné veci, ako je napríklad telefón, kľúče, peňaženka a podobne. Nájdite týmto veciam miesto, kam ich budete pravidelne odkladať, aby sa vám neváľali po stole. A čím ďalej budú z dosahu očí, tým menej budú odvádzať vašu pozornosť.
4/ Ak to viem spraviť teraz, neodkladám to na neskôr
Činnosti, o ktorých viete, že vám zaberú menej ako dve minúty, spravte hneď. Vyhnete sa tak hromadeniu práce, papierov a vecí, ktoré s nimi majú priamy súvis.
5/ Ak nepíše, neskladujem ho
Síce máte na stole stojan plný pier, ale v skutočnosti je funkčné len jedno. Verte, že nie ste jediní. Snažte sa mať poruke maximálne dve funkčné perá a dve ceruzky. Všetky ostatné môžu počkať na svoju príležitosť v zásuvke stola.
6/ Aj na stole môžu byť poschodia
Namiesto toho, aby sa hromady dokumentov povaľovali kade-tade po stole, začnite ich skladovať efektívne. Pomôcť vám môže poschodové úložisko dokladov na stôl. Na hornú poličku môžete dať veci, ktoré sú vyriešené a budú archivované. Do spodného priečinku si zase viete dať doklady, ktoré na spracovanie ešte len čakajú.
7/ Ak niečo nepotrebujem, tak to likvidujem
Odpadkový kôš by ste mali mať čo najbližšie. Akonáhle už niečo nepotrebujete, nedržte to zbytočne na stole. Riešením je aj recyklácia. Papiere tak môžete hneď roztriediť na 3 kopy:
- tie, ktoré musia byť zoskartované,
- tie, ktoré môžu byť recyklované,
- tie, ktorých prázdnu stranu ešte viete využiť na poznámky či náčrty.
Cieľom má byť minimalizácia neporiadku.
8/ Riešim jednu úlohu a poriadne
Zamerajte svoju pozornosť. Tak sa na váš stôl dostanú len doklady, ktoré aktuálne potrebujete. Všetko ostatné môžete odložiť.
9/ Súkromie a rodina nepatria do práce – a naopak
Udržiavanie rovnováhy medzi pracovným a súkromným životom je ťažké, a to aj na pracovnom stole. Rodinné obrázky, dovolenkové suveníry a podobné drobnosti môžu počas pracovného dňa navodiť príjemné pocity, ale príliš veľa podnetov môže byť aj rozptýlením. Na stole by ste si mali ponechať maximálne tri osobné veci.
10/ Čistota pol života
Vždy na konci týždňa alebo vo váš posledný pracovný deň v týždni uskutočnite veľké upratovanie. Roztrieďte nazbierané kopy papieru, odpracte zo stola nadbytočné veci, utrite si notebook, odomrvinkujte klávesnicu a nezabudnite upratať aj pracovnú plochu na počítači. Pamätajte – čím častejšie vykonávate údržbu počas týždňa, tým menej času bude na jeho konci zaberať.
Zapamätajte si
- Upratané pracovisko a lepší prehľad vo veciach šetria vašu energiu a drahocenný čas.
- Nerobte si z pracovného stola múzeum kancelárskych potrieb. Nefunkčného sa zbavte, nevyhnutné majte poruke a to, čo občas použijete, odložte do zásuvky.
- Nie nadarmo sa hovorí: Neodkladaj na neskôr to, čo môžeš spraviť hneď. Veci priorizujte.
- Nebuďte príliš nostalgickí. Aj jedna pekná fotka vám dokáže spraviť radosť na stole. Nemusíte tam mať celý rodinný album.
