Pracovať chaoticky a bezcieľne nie je ani ideálna voľba, ani efektívna cesta, ako zvládnuť pracovný deň čo najlepšie. Určite sa vám už viackrát počas dňa stalo, že ste doslova nevedeli, kam skočiť skôr a čomu sa venovať. Pokiaľ začínate pociťovať pribúdajúci stres, ktorý vznikol najmä vďaka gradujúcemu zmätku, je čas začať veci robiť inak.
Bez určených priorít to nepôjde
Stôl plný papierov, na monitore neustále svietia notifikácie, každú chvíľu niekto klope na dvere – a vy sa pýtate, kde začať. Najlepšie bude, ak začnete plnenie úloh plánovať. Veci je potrebné mať zorganizované. V opačnom prípade nastane totálny chaos a vy nebudete absolútne tušiť, čo skôr. Možno to bude znieť absurdne, ale do plánovania sa treba dať na konci dňa.
Veľmi dôležitým krokom je nastavenie priorít jednotlivých úloh. Na konci pracovného dňa si vyčleňte 15 minút na rozvrhnutie aktivít na nasledujúci deň. Priraďte úlohám stupeň dôležitosti vypracovania a naplánujte si svoj ďalší pracovný deň krok po kroku. Na vypracovanie úloh by ste si mali vedieť stanoviť reálne termíny, aby ste sa nedostávali do časovej tiesne. Zamyslite sa nad tým, koľko času vám môže zabrať spracovanie danej úlohy, a pokiaľ už teraz viete, že to nie je uskutočniteľné, požiadajte o predĺženie termínu.
Najlepší priatelia pre organizáciu práce
Pokiaľ ste úspešne zvládli prvý krok, a teda činnosti už máte naplánované, bude potrebné ich preniesť do praxe. Udržať si prehľad o termínoch vypracovania jednotlivých úloh vám pomôže pracovný kalendár. Dnešná moderná doba ponúka množstvo plánovacích kalendárov v online forme vo verzii aplikácií dostupných v telefóne alebo v počítači. Na úvod úplne postačí, ak začnete používať aplikáciu Kalendár, ktorá je dostupná v každom smartfóne. Ak radšej uprednostňujete klasické formy diárov a stolných kalendárov, súčasný trh ponúka širokú paletu najrôznejších kúskov.
Nezabudnite si vytvoriť prehľadný zoznam úloh, na ktorých je potrebné postupne pracovať. Pokiaľ sú prioritne určené len pre vás, postačia vám k tomu farebné papieriky alebo poznámkový blok. Keď vidíte úlohy spísané, nemusíte si ich držať len v hlave a ľahšie sa vám bude kontrolovať aj prehľad tých, ktoré ešte zostali nevypracované.
TIP
Ak obľubujete samolepiace farebné papieriky, vytvorte si pomocou nich jednoduchý systém rozoznávania priority úloh zo zoznamu. Každej farbe priraďte inú dôležitosť a každú úlohu zo zoznamu si napíšte na samostatný papierik. Budete tak vedieť, čo je potrebné spraviť ako prvé. Vždy po ukončení úlohy papierik zahodíte a postupne budú miznúť z dohľadu farby, ktoré reprezentujú prioritu číslo jedna.
Dobrým pomocníkom na sledovanie úloh môže byť aj obyčajná tabuľa, na ktorú môžu byť zaznamenávané. Tohto asistenta oceníte najmä vtedy, ak pracujete na úlohách v tíme. Odporúčame používať predovšetkým plánovacie tabule, na ktorých viete úlohy priradiť priamo k termínu, do ktorého je potrebné ich vypracovať.
TIP
Prideľte každému zamestnancovi inú farbu fixky. Vypíšte úlohy, ktoré je potrebné vypracovať v poradí podľa termínov. Tak bude mať každý prehľad o tom, čo je jeho úlohou a na prvý pohľad budete vedieť rozoznať, či sú úlohy rozdelené rovnomerne, alebo bude potrebné niektoré delegovať. Okrem toho to môžu zamestnanci poňať i súťažne – a možno sa budú navzájom predbiehať v tom, komu zostane najmenej nespracovaných restov na tabuli.
Organizovane a efektívne sa dá byť aj online
Počítače a notebooky sa stali v práci nevyhnutnosťou. Aj z tohto dôvodu sa vývojárske spoločnosti zamerali na aplikácie, ktoré pomáhajú manažérom šetriť čas. Takou je napríklad aj Asana. Táto aplikácia pomáha zefektívniť manažment úloh a projektov. Každý člen v rámci tímu vidí priradené úlohy a termíny, do ktorých je potrebné zadanie vypracovať.
Na druhej strane, člen, ktorý delegoval úlohu, môže sledovať, v akom stave je jej realizácia. Vzájomná komunikácia členov tímu môže byť naviazaná priamo na konkrétne úlohy. V reálnom čase tým pádom riešite reálne záležitosti. V platenej verzii je dokonca možné úlohy vzájomne prepájať, čiže pokiaľ zadanie nedokončíte, nepustí vás to k ďalšej úlohe.
Jednou z najobľúbenejších a používateľsky dostupných aplikácií je aj Trello. Flexibilný nástroj umožňuje tímom malých či stredných podnikov uľahčovať vzájomnú spoluprácu. Je to jednoduchá webstránka, na ktorej je možné vytvárať si rozsiahle zoznamy úloh. Trello funguje na princípe virtuálnej tabule, kde je možné zapisovať si idey, pridávať fotky, kresliť a pripájať súbory. Ocenia ho najmä spoločnosti, ktoré potrebujú získať spoločný priestor pre brainstorming vo vizuálnej forme.
Dobrá rada na záver
Naučte sa jednoznačne povedať NIE. Najmä vtedy, ak už cítite, že zadané úlohy sú nad vaše sily a nie je možné ich včas spracovať. Je potrebné vedieť si stanoviť kapacitné hranice. Svoje obavy z nedodržania termínu si určite nenechávajte len pre seba a komunikujte s manažmentom o možnostiach. Dobrý manažér musí poznať svoj tím a jeho limity, a preto by mal vedieť aj správne prerozdeliť úlohy tak, aby niekto nebol nadmerne zaťažovaný a, naopak, iný zase nemal čo robiť.
Pamätajte si
- Pokiaľ nepriradíte úlohám priority, nikdy neprídete na to, čo treba spraviť ako prvé.
- Úlohy a ich vypracovanie je potrebné naplánovať s ohľadom na ich termín.
- Využívajte všetky dostupné pomôcky, ktoré vám uľahčia organizáciu práce.
- Začnite myslieť moderne a efektívne. Voľne dostupné manažérske aplikácie vám zjednodušia život.
