Rozlíšte, čo je naliehavé a čo dôležité: osvojte si Eisenhowerov princíp

Žijeme v rýchlom svete, kde je prioritou takmer všetko. Úlohy, ktoré nám dnes pristáli na stole, mali byť hotové už včera. Aby ste sa z toho nezbláznili, rozlišujte, čo je naliehavé a čo dôležité. Začnite sa riadiť Eisenhowerovým princípom.

Strážte si pozornosť

V pracovnom kolotoči je veľmi jednoduché stratiť pozornosť. Eisenhowerov princíp pomenovaný po 34. americkom prezidentovi Dwightovi D. Eisenhowerovi nám pomáha rozlišovať úlohy, ktoré majú skutočnú hodnotu, od tých, ktoré nás iba zahlcujú svojou naliehavosťou. Princíp slúži na plánovanie (ne)pracovných činností podľa priorít a zároveň je to nástroj na efektívne rozhodovanie a vytvorenie pozitívnych pracovných návykov.

Čo je Eisenhowerov princíp?

Eisenhowerov princíp vychádza z jednoduchého rozdelenia úloh na základe dvoch kritérií – naliehavostidôležitosti. Je však nutné pripomenúť, že dôležitosť nie je to isté ako urgentnosť. Tento prístup nám pomáha efektívne rozdeliť čas a energiu medzi úlohy, ktoré sú nevyhnutné pre dlhodobý úspech, a tie, ktoré iba vyžadujú našu okamžitú reakciu.

Dwight D. Eisenhower ako vojenský stratég a neskôr prezident USA pravidelne čelil zložitým rozhodnutiam. Celú metódu pritom zhrnul do výstižného výroku:

„To, čo je dôležité, je málokedy urgentné. To, čo je naliehavé, je málokedy dôležité.“

Jeho stratégia riadenia času a úloh bola neskôr spracovaná do Eisenhowerovej matice. Tá vám umožní logicky kategorizovať nielen pracovné úlohy.

Štyri kvadranty Eisenhowerovej matice

Eisenhowerova matica rozdeľuje pracovné úlohy alebo činnosti do štyroch kategórií:

1. Dôležité a naliehavé

Úlohy, ktoré si vyžadujú okamžitú akciu, sú v prvom kvadrante. Skvelým príkladom je urgentná medicína. Ak sú záchranári privolaní k vážnej autonehode, svoju plnú pozornosť venujú tej časti ľudského tela, ktorá si to najviac vyžaduje. Ak poranený nedýcha, okamžite začnú s jeho oživovaním. Napriek tomu, že vidia zlomenú ruku aj nohu, v danom momente sa tým nezaoberajú. Sústredia sa na to, čo je kriticky dôležité.

Tip:

Začnite dôležité a naliehavé činnosti riešiť okamžite. Odklad týchto úloh môže mať vážne následky.

2. Dôležité, ale nenaliehavé

V druhom kvadrante nájdete úlohy, ktoré prispievajú k dlhodobým cieľom. Medzi takéto činnosti patrí aj dlhodobé vzdelávanie. Podľa Harvard Business Review dosahujú v práci lepšie výsledky a vyššiu spokojnosť tí zamestnanci, ktorí investujú čas do vlastného vzdelávania alebo strategického plánovania.

Tip:

Vyhraďte si na tieto úlohy pravidelný čas. Majú zásadný význam pre vaše pracovné napredovanie. Áno, vieme, že na lekcie angličtiny dvakrát do týždňa sa nie vždy tešíte. Ak sa však na svoje jazykové zručnosti pozriete po roku, budete na seba pyšní.

3. Naliehavé, ale nedôležité

Do tejto skupiny zaraďujeme úlohy, ktoré často prerušujú pracovné sústredenie a zároveň nemajú z dlhodobého hľadiska pozitívny vplyv na naše pracovné úspechy. Okrem toho, že rušia náš pracovný flow a kradnú vzácnu pozornosť, sú spúšťačom prokrastinácie. Príkladom sú nekonečné e-mailové vlákna, vyrušovanie kolegami v spoločnom open officee alebo nevyžiadané telefonáty.

Tip:

Vyskúšajte režim nerušiť na mobilnom telefóne, na e-maily odpovedzte naraz a s kolegami si dohodnite presný čas na zadávanie alebo rozobratie plánovaných úloh. Ak ste vedúcimi pracovníkmi, niektoré úlohy pokojne delegujte.

4. Nedôležité a nenaliehavé

V poslednom kvadrante sú činnosti, ktoré nestoja za váš čas. A to doslova. Nepodieľajú sa na vašom osobnostnom raste, nezvyšujú pracovnú produktivitu a neprinášajú žiadne potešenie alebo je iba krátkodobé. Typickým príkladom sú sociálne siete, na ktorých Slováci trávia podľa portálu Trend v priemere až 3 hodiny denne.

Tip:

Tieto činnosti eliminujte, sú absolútnou stratou vášho pracovného času. Ak by ste predsa len zatúžili podeliť sa o svoje pocity a prehliadať si profily svojich známych na sociálnych sieťach, urobte to vo voľnom čase. V práci sa sústreďte na činnosti z predchádzajúcich troch kvadrantov.

Eisenhowerov princíp je užitočný nástroj na rozlišovanie medzi naliehavým a dôležitým. Vďaka nemu budete venovať viac času tomu, čo má skutočný význam. Ak si ho osvojíte, získate lepšiu kontrolu nad svojím časom, zvýšite svoju produktivitu a zároveň sa vyhnete pracovnému stresu. Za pokus to teda naozaj stojí.

Vložiť komentár