Seriál ŽIVOT V OPEN OFFICE: alebo ako neprísť o rozum

Open Plan Office, po našom koncept otvorených kancelárií, je zdieľané pracovné prostredie bez existujúcich stien alebo priečok. Tento dizajn kancelárií vznikol pod perom architekta Franka Lloyda Wrighta v roku 1904 v New Yorku. Centrom tehlovej budovy sa stalo veľkoplošné átrium s nekonečnými radmi pripravených pracovných stolov pre zamestnancov. Najväčší úspech zaznamenal tento koncept kancelárií na prelome 2. tisícročia vďaka technologickým gigantom, ako sú Google, Apple a Facebook, ktoré uprednostňujú najmä filozofiu otvoreného priestranstva.

Spoločnosť sa v priebehu rokov roztrieštila na dva tábory. Jeden nedá dopustiť na tento koncept a druhý ho zatracuje. Pochopiteľne, aby ste vedeli, ku komu viac inklinovať, museli by ste si vyskúšať prácu v tomto priestore na vlastnej koži. Tak, ako vo väčšine prípadov, aj tu sa nájdu výhody a nevýhody, ktoré vyplývajú zo spomenutého usporiadania pracovného priestoru.

Mačacie zlato podnikateľov

Nespochybniteľnou a najväčšou výhodou tohto konceptu je jednoznačne ekonomická efektivita priestranstva. Okrem toho, že zamestnávatelia šetria peniaze nielen za metre štvorcové, šetria nepriamo aj ostatné, k tomu pridružené náklady, ako sú napríklad energie, spoločné zariadenia alebo drobné kancelárske vybavenie, ktoré môžu zamestnanci zdieľať.

Samozrejme, firmy argumentujú, že hlavným dôvodom vyhľadávania konceptu otvorených priestorov je výhoda tímovej práce a spoločná kreativita tímu. Vo vytvorených pracovných tímoch nie je zvykom mať presne stanovenú hierarchickú štruktúru, pričom takéto prostredie môže pôsobiť na zamestnancov viac kolegiálne. Spájanie ľudí okrem toho môže pomôcť a uľahčiť aj zaučenie nových zamestnancov, ktorí môžu priamo pri práci sledovať svojich kolegov, a pochytiť tak časť z know-how a firemnej kultúry.

Ďalšou výhodou je prirodzený, voľný tok myšlienok a komunikácie v otvorenom priestore. Ak narazíte na problém, nemusíte vstávať a hľadať kolegov po miestnostiach. Vzájomné myšlienky tu prúdia rýchlejšie a vytvára sa prijateľnejšie prostredie k brainstormingu.

Nie je všetko zlato, čo sa blyští

Nie každý sa však dokáže prirodzene sústrediť v prostredí, ktoré prekypuje ľuďmi. Niektorí jednoducho potrebujú k práci súkromie a je im vyslovene nepríjemné, ak sa na nich pozerá veľa iných tvárí.

Ďalšou nevýhodou môže byť strata autority vedenia. Jednotlivec sa učí od skupiny a je dôležité, aký smer si skupina zvolí. Môže sa stať, že prirodzené bariéry autority sa odstránia spolu s odstránením stien. Smernice môžu byť nerešpektované a upadne pracovná morálka, pretože nebudú jasne vytýčené hranice.

Veľký problém v otvorených priestranstvách môže predstavovať aj individualita osobností. Ak majú dvaja zamestnanci medzi sebou konflikt, bude sa ťažšie držať na ústraní vo veľkom priestore, než za zatvorenými dverami. Napätie sa dokáže veľmi rýchlo šíriť a vtiahnuť tak do konfliktu aj ostatných. To môže časom rozdeliť spoločnosť na dva tábory, čo neprispieva k efektivite pracovných postupov. Ale aj takýmto situáciám sa dá predchádzať, ak sú jasne stanovené pravidlá hry.

Pravidlá prežitia v džungli

Nezabúdajte, že prioritne sa nachádzate v priestoroch kvôli práci. Je potrebné, aby ste to rešpektovali. Ak sa potrebujete opýtať na niečo, najprv si zistite, či môžete kolegu vyrušiť. To, že niekto sedí v blízkosti, ešte neznamená, že je k dispozícii na konverzáciu.

Snažte sa minimalizovať vzruchy, ktoré by mohli ostatných počas práce rozptyľovať. Hlučné rozhovory s kolegami, telefonáty alebo zvyky (napríklad poklepkávanie po stole) môžu vyviesť ostatných z koncentrácie. Ak chcete počúvať hudbu, podcasty alebo videá, použite slúchadlá.

V otvorenom priestranstve sa rýchlejšie šíria pachy a vône. Radšej sa snažte zjesť si obed v priestore, ktorý je na to určený. Najmä, ak máte na obed tuniakový šalát s vajíčkom a cibuľkou. Veľa ľudí dnes trpí rôznymi alergiami alebo sú im doslova nepríjemné rozličné vône. Aj z tohto dôvodu sa radšej snažte vyhýbať zbytočne prenikavým vôňam.

TIP: Skúste si plánovať pracovné stretnutia pred obedom mimo kancelárie. Môžete tak spojiť užitočné s príjemným. Pokiaľ je ústredná téma stretnutia na dlhší čas, nebudete tak vyrušovať kolegov pri pracovnom stole + máte možnosť zmeniť prostredie. Okrem toho môžete po stretnutí hneď zájsť na obed a nemusíte sa schovávať s tuniakovým šalátom v kuchynke.

Rešpektujte priestor ostatných. Okrem toho, že rešpektujete ich priestor, mali by ste rešpektovať aj ich súkromie. Bezprostredné zdieľanie pracovného priestoru vás neoprávňuje narúšať súkromie iných. Nesnažte sa cez rameno pozerať na monitor druhých, nepočúvajte cudzie rozhovory ani telefonáty. Nepožičiavajte si veci automaticky bez dovolenia. Ak potrebujete pero alebo zošívačku, najprv sa opýtajte alebo sa rovno prejdite do skrinky.

Pracovný chaos na stole môže pôsobiť rozptyľujúco pre ostatných a isto znižuje aj profesionálny obraz. Snažte sa svoje veci udržiavať v priestore, ktorý vám bol vyhradený. Na konci pracovného dňa by ste si mali upratať stôl. Ak si neudržiavate pravidelne poriadok na svojom stole, veľmi ľahko sa môže stať, že budete zasahovať svojimi vecami už na kolegovo pracovisko. Majte na pamäti, že tu ste na očiach všetkým, a teda aj váš pracovný priestor.

Keď pracujete v tesnej blízkosti ostatných, je veľmi ľahké prenášať baktérie. Bez ohľadu na to, ako veľmi potrebujete dokončiť svoju prácu, ak ste chorý, zostaňte radšej doma. Určite by od vás nebolo kolegiálne, ak by ste prišli rozširovať vírusy v priestore.

Rešpekt je kľúčová vlastnosť, ktorou potrebujete byť vybavený pri práci v takomto prostredí. Rešpektujte a budete rešpektovaný. Stanovte si pravidlá správania sa a určte si hranice. Najlepšie je riešiť problémy a obavy priamo a diplomaticky skôr, ako dôjde k eskalácii. Prostredie otvorených kancelárií spája nespočetné množstvo osobností s rôznymi štýlmi. Snažte sa byť preto tolerantný a pokúste sa nájsť spôsob, ako sa prispôsobiť.

SOS – Syndróm Open Space

Prvotným zámerom otvoreného konceptu kancelárií bolo zvyšovanie produktivity zamestnancov. Ale po viacerých zrealizovaných pozorovaniach, štúdiách a výskumoch v priebehu niekoľkých desiatok rokov sa prišlo na to, že efekt má opačný účinok a produktivita klesá. I keď tento koncept dopomohol predsa aj k rastu, ale aj k chorobnosti. A práve preto v lekárskom slovníku tohto tisícročia nájdete nový pojem pod skratkou SOS, čiže Syndróm Open Space.

Vysoká hlučnosť prostredia, minimum súkromia a veľa iných existujúcich stresových faktorov prispelo k tomu, že samotní zamestnanci sa snažia vyhnúť tomuto konceptu. Pridelenie vlastnej kancelárie je pre nich veľkou výhrou a formou uznania. Tisíc ľudí, tisíc chutí. To v tomto koncepte platí doslova. Tento typ pracovného prostredia nie je vhodný pre všetkých, a práve preto je potrebné si veľmi dobre rozmyslieť, či je správne ísť cestou Open Office.