Zasadačky, v ktorých sa vedie živý dialóg, komunikácia a spolupráca, sú miesta, v ktorých sa rodia inovatívne myšlienky a zásadné rozhodnutia. Na účastníkov rokovania vplýva viac faktorov, ako ste si doposiaľ mysleli, pričom jedným z najdôležitejších je prostredie, v ktorom pracujú. Práve preto by mala zasadačka ako miesto častých stretnutí vyzerať reprezentatívne a mala by odrážať tvorivého ducha spoločnosti. Ako na to vám už prezradíme v nasledujúcom článku.
Logo na viditeľnom mieste
Prázdna biela stena vo vašej zasadačke nemusí vyzerať fádne. Oživte ju firemným logom, ktoré v rokujúcich navodí pocit veľkoleposti a obdivu. Rovnako efektným, aj keď o niečo nákladnejším riešením, sú stoličky doplnené logom. Finančne výhodnejšou alternatívou je zladenie zasadačky vo farbách firmy. Farby by ste však mali vyberať s opatrnosťou, aby ste to s nimi neprehnali.
Tip: Zútulnite priestor zasadačky rastlinami. Vhodnými sú lopatkovec, dracéna, juka, fikus, rajská palma alebo sukulenty. Ich upokojujúce účinky a nerušivá zelená farba navodia v zasadačke príjemnú atmosféru. Vyvarujte sa ale miestnosti preplnenej rastlinami – priveľa rastlín na jednom mieste zapríčiňuje zvýšenú vlhkosť vzduchu.
Dajte si záležať na nábytku
Srdcom zasadačky je konferenčný stôl – reprezentatívny a multifunkčný, ktorý bude centrom prúdiacich myšlienok a nových nápadov. Do priestoru určeného predovšetkým na prezentácie sa odporúča stôl v tvare U, kým mítingy sa vám budú najlepšie viesť v miestnosti s okrúhlym stolom.
Tip: Zasadačku udržiavajte čistú. Zabezpečte, aby nábytok nebol zaprášený alebo aby na druhý deň po rokovaní nezostali na stole použité šálky.
Doprajte účastníkom komfort
Na prvý pohľad všedným doplnkom, stoličkou, prezradíte viac, ako si myslíte. Hosťovi jej pohodlnosťou signalizujete, ako veľmi je pre vás dôležitý. Pri zariaďovaní zasadacej miestnosti preto dbajte na výber správnych stoličiek, ktoré zabezpečia komfort aj počas dlhých rokovaní. Zvoliť si môžete od elegantných stoličiek na lyžine po klasiku na štyroch nožičkách.
Využite denné svetlo
Vaša zasadačka má byť príjemným pracovným priestorom, ktorý nebude pripomínať väzenskú celu. V ideálnom prípade by mala byť miestnosť rovnomerne presvetlená. Doplnky, ako sú rolety a žalúzie, používajte najmä pri prezentáciách, prípadne pri použití projektora.
Prispôsobte sa technike
Veľa konferenčných miestností má (v porovnaní s technickým vybavením domácností alebo pracovísk) problém so zastaranou technikou. V súčasnosti celý obchodný svet závisí od smartfónov, tabletov či notebookov, čo je tiež dôležité zohľadniť pri zariaďovaní zasadačky. Tá by mala byť vybavená tak, aby si v nej účastníci mohli pripojiť spomínané zariadenia.
Tip: Trendom posledných rokov je tzv. BYOD (Bring your own device = prines si vlastné zariadenie), pri ktorom si účastníci nosia na rokovania svoje vlastné koncové zariadenia (notebooky, tablety alebo smartfóny). Štandardom vo vybavení zasadačiek sa stávajú 4K obrazovky, ktoré ponúkajú detailné rozlíšenie prezentácií.
Pri zariaďovaní zasadačky pamätajte na:
- Moderné technické vybavenie. Aby rokovanie prebiehalo bez rušivých momentov, kontrolujte pravidelne technické zariadenia a postarajte sa o výmenu nefunkčných.
- Kvalitný a praktický konferenčný nábytok. Zariaďte zasadačku komfortnými stoličkami a priestranným stolom, ktoré budú zladené v štýle a vo farbách miestnosti.
- Doplnenie priestoru rastlinami. Vytvoria príjemnú pracovnú atmosféru a zlepšujú ovzdušie.
- Viditeľné logo. Preneste symbol vašej firmy do zasadačky v malých detailoch (farba na stenách, poháre s logom firmy) alebo vo väčších rozmeroch (logo na stene).
- Prirodzené denné svetlo. Nezaťahujte zbytočne rolety v zasadačke. Energiu pri rokovaní dodá účastníkom prirodzené svetlo.
Nazrite do budúcnosti zasadačiek
Aj keď je ťažké hovoriť o prognózach do najbližších rokov, viacerí zahraniční odborníci na firemnú kultúru a vývoj trendov sa zhodujú v tom, že zasadačky prejdú v budúcnosti výraznými zmenami. Pri zariaďovaní priestorov by sa mal vo väčšej miere využívať prírodný materiál, ako je drevo alebo kameň. Interaktívne tabule s veľkou pravdepodobnosťou nahradia klasické korkové nástenky a prezentačné tabule. Prenos informácií medzi rokujúcimi zjednodušia rozličné aplikácie prostredníctvom digitálnych zariadení – smartfónov alebo tabletov.
V súčasnosti si šéfovia spoločností uvedomujú, že je nevyhnutné podnietiť v rokujúcich tvorivosť. Čoraz častejšie preto dávajú priestor farbám, ktoré navodzujú radostné emócie a pozitívne podporujú myslenie. Vidieť rokovacie stoličky striedavo v zelenej, modrej, červenej a žltej už nie je ničím výnimočným rovnako, ako napríklad motivačné výroky na tabuliach alebo na stenách v zasadačke.
Smart vychytávka do vašej zasadačky
Nie každá konferencia si vyžaduje použitie dataprojektora. Pokiaľ zvažujete umiestnenie dataprojektora na strop, riešením pre vás môže byť jeho flexibilné zabudovanie pomocou špeciálneho držiaka. Týmto spôsobom necháte dataprojektor doslova splynúť s vaším stropom. Výhodou je, že dataprojektor nebude v miestnosti iba ďalším „lapačom prachu“ a nebude pútať pohľady rokujúcich.
