Kancelárie, ktoré disponujú menšou rozlohou, môžu poskytovať dostatok priestoru a súkromia pre jednu osobu. Akonáhle však pribudne do tímu nový člen, alebo sa kvôli reorganizácii priestorov rozhodne, že túto miestnosť budú zdieľať dve osoby, už to tak nemusí byť. V takýchto prípadoch je potrebné sa prioritne zamerať na organizáciu a funkčnosť priestoru.

Pokiaľ by zamestnanci nadobudli pocit obmedzenia z priestoru, v ktorom trávia väčšinu času, mohlo by sa to negatívne odraziť na ich produktivite. To však neznamená, že by ste mali povolať do práce murárov a začať s búracími prácami. Aj z malých priestorov sa dá vďaka pár tipom a trikom spraviť priestranná kancelária, ktorá skutočne poslúži svojmu účelu.

Pár pravidiel na úvod

Nikto netvrdí, že to bude jednoduché a časovo nenáročné. Správne zariadiť a zorganizovať malý priestor, aby bol plne funkčný, je oveľa ťažšie, ako zariadiť kanceláriu vo veľkých priestoroch. V skutočnosti na to vplýva mnoho faktorov, ktoré musíte brať do úvahy počas zariaďovania: napríklad samotná veľkosť priestoru, tvar miestnosti, počet pracovníkov a zariadenie potrebné k výkonu.

kancelarsky-stol-stolicka-pocitac-lampa-zasuvky-police
Zdroj: B2B Partner

Počas zariaďovania alebo reorganizácie zariadenia v miestnosti by ste preto mali dodržať pár základných zásad. Každému zamestnancovi by mal byť umožnený výhľad z okna a zároveň by sa nemal priamo pozerať do steny. V zornom uhle by mal mať celú miestnosť, pričom pracovný stôl by mal byť umiestnený čo najďalej od dverí.

Veľmi dôležitý je prísun prirodzeného svetla. Ak priestory nedisponujú oknami, ktoré by tam prepúšťali dostatok svetla, rovno na takúto miestnosť zabudnite a spravte si z nej sklad. Celodenné umelé svetlo nepomáha ani fyzickej, ani psychickej kondícii človeka. A už vôbec nepodporuje rast produktivity práce.

TIP

Ideálna kancelária má tvar štvorca. Ako to však už v realite býva, nič nie je ideálne. Ak sa v kancelárii nachádzajú výklenky, využite to. Do výklenku si môžete dať vyrobiť skrinku na mieru, nainštalovať regál, alebo vložiť skriňu z tých, ktoré už v kancelárii máte. Samozrejme, za predpokladu, že sa vám tam zmestí. Takto naplno využijete priestor, ktorý by sa inak nedal použiť na nič.

Je čas pustiť sa do upratovania

Jediné zariadenie, bez ktorého sa počas pracovného dňa v kancelárii nezaobídete, je pracovný stôl, stolička a počítač. Preto platí, že to, čo nepotrebujeme k  práci, nepotrebujeme mať ani v  kancelárii. Na pracovnom stole by vám okrem počítača malo zostať len zariadenie, ktoré je s ním káblovo spojené (napr. klávesnica a myš) a okrem toho jedno fungujúce pero a  zápisník. Všetko ostatné by malo byť odložené, napríklad v  zásuvkách. Ak niečo používate častejšie, neznamená to, že to musíte hneď vyložiť na stôl. Postačí, pokiaľ si zásuvkový kontajner (ak nie je pevnou súčasťou stola) dáte čo najbližšie k  sebe, aby ste nemuseli neustále odchádzať od stola. Pozor však aj na neporiadok v šuflíkoch. To, že ich obsah je ukrytý pred naším zrakom, ešte neznamená, že v  nich nemusíme tiež udržiavať poriadok. Organizované zásuvky sa naplnia vždy neskôr, ako tie, v ktorých sú veci chaoticky pohodené.

kancelarsky-stol-sufliky-zasuvky-skrinka-na-kolieskach-knihy
Foto: Zásuvkový kontajner na kolieskach. Zdroj: B2B Partner

Neporiadok vo veľkých priestoroch splynie a je prehliadnuteľný. V malej kancelárii však bije do očí a zbytočne zaberá množstvo miesta, ktoré by sa dalo určite využiť efektívnejšie. Malé kancelárie je potrebné udržiavať v neustálom poriadku, keďže sa môžu rýchlo preplniť. Preto je dôležité sa v prvom kroku zamyslieť nad tým, čo má zmysel v  kancelárii nechať a čoho je potrebné sa zbaviť.

Rozhliadnite sa a odstráňte veci, ktoré reálne nepoužívate každý deň a nepotrebujete ich mať neustále k dispozícii. Môžu to byť drobnosti, ale aj väčšie kusy nábytku. Je potrebné sa reálne zamyslieť nad potrebnosťou niektorých zariadení, keďže ich presunutie do spoločných priestorov alebo väčších kancelárií by dokázalo ušetriť v  sumáre pár metrov štvorcových. Pokiaľ nie je vašou hlavnou náplňou konzultačná činnosť s  klientmi alebo zamestnancami, nepotrebujete viac priestoru na sedenie, ako je reálny počet stálych zamestnancov v kancelárii. Sedacie súpravy dokážu zabrať veľa priestoru. Ak si na nich nezvyknete počas dňa zdriemnuť, tak skúste na chvíľkový relax radšej využiť spoločné priestory a zariaďte si kútik na sedenie pre všetkých vo väčších miestnostiach.

Chce to len správnu organizáciu

Akonáhle sa vám podarí priestor zbaviť všetkých nadbytočností a  upratať ho, môžete pristúpiť k ďalšiemu kroku. Kancelárie, v  ktorých nie je priestor správne organizovaný, majú tendenciu pôsobiť zapratane. Zariadenie a  veci by mali byť usporiadané podľa frekvencie používania, nie podľa miesta určenia. Veľmi často sa stáva, že sa nikto nezamyslí nad tým, ako často veci zvykneme používať, ale radšej sa prikloníme k  riešeniu, kde sa dajú položiť.

Veci a  zariadenia, ktoré nevyužívate každý deň, ale napriek tomu ich potrebujete k  svojej činnosti, by mali mať vyhradený priestor, kde môžu byť uskladnené, kým nepríde ich čas. Vezmime si napríklad taký skener. Ak nie ste asistentka výkonného riaditeľa, ktorá každý deň potrebuje skenovať podpísané dokumenty a  odosielať ich ďalej, je úplne zbytočné, aby takéto zariadenie bolo umiestnené na vašom stole.

TIP

Ešte väčší pracovný priestor na stole vám môže pomôcť vytvoriť držiak na monitor. Monitor zavesený na držiaku nezaberá pevnú plochu na stole a  ponúka vám tak trochu voľného priestoru na nevyhnutné veci, ktoré ste nemali kam umiestniť.

Trochu užitočného priestoru vám môže zaberať aj skartovač alebo nevhodne zvolená veľkosť smetného koša. Ak denne neskartujete veľké množstvo dokumentov, je úplne zbytočné, aby ste niekde vedľa stola toto zariadenie skladovali. V  tomto prípade postačí, ak si vyhradíte priestor na poličke alebo v  úložnom boxe na tých pár dokumentov, ktoré zlikvidujete neskôr. To isté platí aj pre odpad vytvorený počas pracovného dňa. Začnite napríklad recyklovať. Navrhnite vedeniu spoločnosti, aby zaistilo recyklačné nádoby, ktoré budú umiestnené tak, aby boli k  dispozícii všetkým. Bio odpad môžete hádzať do smetného koša v  kuchynke a  zvyšný drobný odpad roztriedite do nádob. Má to aj pozitívny vedľajší efekt. Zbavíte sa možného zápachu v  kancelárii, ktorý by mohol vzniknúť nepravidelným vysýpaním koša.

plast-odpad-recyklacia-triedenie-separovanie-kos
Foto: Nádoby na separovaný odpad. Zdroj: B2B Partner

Dôležité je vedieť si správne zorganizovať aj pracovný priestor na stole. Namiesto nezmyselne pohádzaných papierov skúste radšej investovať do menšieho úložného boxu na dokumenty, v ktorom si viete tieto doklady roztriediť. Predídete tak zapratanému stolu a rýchlejšie budete vedieť doklady spracovať, keďže vám bude hneď jasné, ktoré sú v priehradke vybavené a ktoré ešte len čakajú na spracovanie.

TIP

Malé úložné boxy nemusia byť situované len na pracovnom stole. Vďaka ich umiestneniu do poličky alebo viacpolicovej knižnice si dokážete vytvoriť ďalšie „malé poličky v poličke“. Okrem toho existuje na trhu aj modulový nábytok, ktorého pevnou súčasťou sú boxy na odkladanie vecí. Pomocou investície do takéhoto zariadenia šetríte priestor aj náklady, keďže získate dva v jednom: pracovný stôl aj odkladací priestor na nevyhnutnosti.

Ak nie je priestor na zemi, treba hľadať na stenách

Najjednoduchší spôsob maximalizácie malých priestorov je využiť aj vertikálnu časť miestnosti. Podlahová plocha miestnosti je priamo obmedzená stenami, pričom steny majú v sumáre k dispozícii vždy väčšiu plochu, ako je tá podlahová. Dokonca aj tradičný vešiak na kabáty a odkladanie dáždnikov sa dá nahradiť zafixovanými háčikmi na stene.

Ak miestnosť disponuje vysokými stropmi, investujte do regálov. V súčasnosti nájdete na trhu aj vkusné a cenovo dostupné regálové zostavy, ktoré ponúknu viac úložného priestoru ako klasické skrinky. Toto riešenie dokonca ide ruka v ruke aj s dnešnými trendmi v zariaďovaní, ktoré okrem iného hľadajú inšpiráciu tiež v industriálnom vzhľade miestností.

Pokiaľ nepotrebujete veľa úložného priestoru, postačia vám jednoduché poličky, ktoré môžete ukotviť L-kami na stenu. Vytvoríte si tak potrebný úložný priestor bez toho, aby ste hľadali trochu voľného miesta na zemi, pričom môžu byť inštalované priamo nad vaším pracovným stolom. Na poličky upevnené na stene alebo do regálov môžete umiestniť rôzne boxy, pekné škatule alebo košíky, v ktorých sa môžu nachádzať kancelárske potreby (napr. náhradné náplne do zošívačky, euroobaly, obálky a mnoho iných drobností).

TIP

Ak preferujete radšej klasický vzhľad nábytku, predajcovia mysleli aj na vás. Pokiaľ skladujete veľké množstvo dokladov, ale nemáte k dispozícii priestor, kde by ste umiestnili regál, stačí investovať do skrine s otočnými regálmi. Takáto skriňa zaberie aj štyrikrát menej miesta ako knižnica, do ktorej by sa zmestilo rovnaké množstvo dokladov.

sanon-zakladac-skrina-dokumenty-kancelaria
Foto: Skriňa s otočným regálom na šanóny. Zdroj: B2B Partner

Kde je vôľa, tam je cesta

I keď jednotlivé rady a kroky sa môžu zdať minimalistické, ich úspešná realizácia prinesie očakávaný výsledok. Vedieť zariadiť malé kancelárske priestory tak, aby vyhovovali viac ako len jednému zamestnancovi, môže byť beh na dlhé trate, ak sa to nerobí už od samého začiatku premyslene.

Niekedy nie je potrebné hneď zvolávať celú obec vychytených architektov a dizajnérov, aby spravili na tých pár metroch štvorcových malý zázrak. Na začiatok úplne postačí, ak sa v priestoroch bude pravidelne udržiavať poriadok a ak nikto nebude lipnúť na veciach, ktoré naozaj nie sú k práci potrebné.

Pamätajte si

  • Prvým úspešným krokom maximalizovania priestoru je spraviť v ňom najprv poriadok.
  • Jednoznačne sa zbavte vecí, ktoré reálne nepoužívate.
  • Ak nie je voľné miesto na podlahe, treba hľadať na stene.
Autor

V prvom rade milujúca matka a manželka. Dobrovoľný workoholik vo voľnom čase pracujúci v rodinnom vinohrade i sade a samouk včelár. Fascinuje ju minimalizmus v dizajne a všetky jeho obmeny.

Napísať komentár