Tímový brainstorming aj stretnutia s klientmi – ako má vyzerať zasadačka?

29. februára 2024

Stretnutia s klientmi, „ideamaking“, vzájomná tímová spolupráca – zasadačka plní viacero funkcií. Niekedy je v nej atmosféra uvoľnená, inokedy sa dá krájať, pretože budúcnosť projektu závisí od každého detailu. Ako ju zariadiť tak, aby sa stala podnetným a zároveň príjemným miestom nielen na mítingy? Prečo časť úspechu súvisí s rokovacími stoličkami a rokovacím stolom?

Ak zariaďujete zasadačku, zvoľte špecifický prístup

Potenciálni klienti počas návštevy strávia najviac času práve v zasadačke.

  • Prezentuje vás a vašu firmu.
  • Poskytuje miesto na efektívnu spoluprácu.
  • Utvára základný obraz o vašom pôsobení, vytvára prvý dojem.

Prvý dojem sa nedá urobiť na druhý či tretí raz. Nič prekvapivé. Napriek tomu ide o podceňovaný fakt. Firmy sa spoliehajú na to, že na klientov zapôsobia vďaka výsledkom, ktorými sa môžu pochváliť pri rôznych projektoch, vďaka zaujímavým návrhom, ktoré klientom môžu pomôcť rásť. Prirodzene, že pri dohodovaní spolupráce to zaváži najviac (plus to, či si ľudsky rozumiete).

Zavážiť však môže aj samotné vybavenie zasadačky, rokovacej miestnosti. Ak klientovi sľubujete veľké veci, no zariadenie vašich priestorov dýcha až strohou jednoduchosťou, ste menej uveriteľní, hoci v skutočnosti mu tie výsledky naozaj dokážete priniesť. Čo z toho vyplýva?

Nenechajte nič na náhodu, nezasejte zbytočné zrnko pochybnosti. Vytvorte priestor, ktorý vás reprezentuje. Priestor, ktorý bude zároveň miestom na úspešné idey a stretnutia.

Formálna vs. neformálna zasadačka

Definuje ich štýl a spôsob zariadenia:

  • Formálna zasadačka. Klasický typ zasadačky, v ktorom sa nachádzajú rokovacie stoly a stoličky. Samozrejmosťou sú aj úložné priestory a doplnky podľa potreby (väčšinou predmety súvisiace s firemnou identitou). Jej hlavnou úlohou je poskytnúť miesto na stretnutie s klientom alebo na vykonávanie samotnej práce.
  • Neformálna zasadačka. Predstavuje pohodlné a štýlové miesto, ktoré je ako stvorené na brainstorming. Jej súčasťou sú spravidla mäkké vaky na sedenie alebo iné pohodlné sedenie, nižšie konferenčné stolíky a koberce. Nechýba izbová zeleň a mäkké osvetlenie podporujúce pohodu. Na rozdiel od formálnej zasadačky v tej neformálnej sa zvyčajne len komunikujú nápady, samotná práca sa následne realizuje v kanceláriách.

V súčasnosti je hranica medzi formálnou a neformálnou zasadačkou čoraz tenšia a po dizajnovej aj funkčnej stránke prepája oba svety. Nie je to však vhodné riešenie pre akúkoľvek sféru podnikania, resp. segment. Príklad? Marketingové agentúry, kreatívci verzus finančná sféra – asi tušíte, kde si dovoliť ležérnosť či akúsi drzú nevšednosť.

Kvalitný nábytok = nutný základ pre akúkoľvek zasadačku

Či už sa rozhodnete pre formálnu, alebo neformálnu zasadačku, nemalo by v nej chýbať nasledujúce:

  • pohodlné sedenie (typ v závislosti od účelu),
  • reprezentatívny a praktický rokovací stôl,
  • úložné/odkladacie priestory,
  • vhodné osvetlenie,
  • smart vybavenie,
  • doplňujúce vybavenie (magnetické tabule, tzv. flipcharty a pod.).

Rokovacie stoličky vs. stoličky do zasadačky

Stoličky sú presne ten typ nábytku, ktorého výber by ste mali podriadiť rozdeleniu na formálnu a neformálnu zasadaciu miestnosť.

Stretnutie s klientom sa môže natiahnuť aj na niekoľko hodín, a preto potrebujete existujúcim i potenciálnym klientom (ale aj sebe) dopriať komfort. Stoličky by zároveň mali mať ergonomické vlastnosti. Nechcete predsa, aby vás po krátkom čase začal bolieť chrbát či krk a aby to ovplyvňovalo vašu sústredenosť.

Trochu iná situácia nastáva, ak zasadačku využívate prevažne na brainstormingy a slúži na tzv. ideamaking. Na chrlenie nápadov potrebujete pohodlie, no aj hru s dizajnom – všetky stoličky nemusia byť rovnaké (farebne, tvarovo ani štýlovo). Rozmanitosť je žiadaná.

Tip:

Nebojte sa skombinovať kancelárske stoličky s čalúnenými kreslami, taburetkami či pohovkou/sedačkou (podľa vzdušnosti a dispozičného riešenia zasadačky). Ak to priestor dovolí, zónujte. Okrem stola bežnej výšky pridajte aj vysoký stôl so stoličkami, ktoré budú pripomínať barové sedenie. Do jeho blízkosti umiestnite paraván na kolieskach, ktorý nielen tlmí hluk v miestnosti, ale môžete naň aj pripnúť dôležité myšlienky a ľahko ho posuniete do inej zóny, napríklad kolegom, ktorí preberajú ďalšiu časť zadania a sú usadení do kruhu na sedacích vakoch.

Stôl do zasadačky – aký tvar (z)víťazí?

Veľká zasadačka pojme aj stôl v tvare U, ktorého neuzavretá časť smeruje na plátno či veľkú obrazovku. Prezentácie a online stretnutia sa však dajú realizovať aj spoza obdĺžnikového stola. Ak bude vašou voľbou, nebojte sa trochu zamiešať karty výberom stoličiek – k tvarovej klasike stola vyberte zaujímavé modely, ktoré na prvý pohľad upútajú dizajnom (a pritom nezostanú nič dlžné pohodliu).

Okrúhly stôl zaberá zbytočne veľa miesta, preto je vhodný skôr do jednej zo zón v neformálnej zasadačke. Tam urobí službu aj v nízkej verzii ako konferenčný či odkladací stolík, pokojne vo viacerých kusoch a vyhotoveniach. Aj výškovo nastaviteľné stoly a stoly na kolieskach padnú vhod v „brainstormingových zasadačkách“.

Taký ovál však poslúži v oboch prípadoch – výborne funguje ako reprezentatívny rokovací stôl aj ako oporný bod v rámci interakcie počas brainstormingov a interných „briefov“.

Stretnutia s klientmi, „ideamaking“, tímová spolupráca – zasadačka plní viacero funkcií. Ako ju zariadiť, aby sa stala podnetným miestom nielen na mítingy?

Tip:

Ak si už dáte záležať na tvare stola, ak premýšľate nad dizajnom, nad tým, ako urobiť priestor čo najefektívnejším aj z hľadiska produktivity, nepodceňujte kvalitu. Aj odlupujúca sa ABS páska na hranách stola, zošúchaná povrchová úprava materiálu stola či vŕzgajúce časti konštrukcie robia dojem, len trochu iný, ako by ste chceli.

A čo úložný priestor?

V zasadačke ho charakterizuje jedna vlastnosť – striedmosť. Na rozdiel od kancelárie potrebujete uskladniť iba zopár vecí, ktoré majú zostať skryté. Prípadne treba vystaviť len niektoré predmety, na čo poslúžia police alebo dizajnový regál. Pri zariaďovaní myslite na to, čo bude alebo nebude rozptyľovať pozornosť.

Vyťažte maximum aj z umelého osvetlenia

Dostatok prirodzeného svetla je ideálny základ pre akúkoľvek miestnosť, kde sa má človek cítiť príjemne. V súčasnosti je bežné, že zasadacie miestnosti sa nachádzajú v strede veľkých poschodových budov a korporátnych priestorov ako izolované miestnosti s vlastnou vzduchotechnikou riadenou smart technológiami. Hoci niektoré z ich stien tvorí sklo, často to nestačí na to, aby denné svetlo zohralo svoju úlohu.

Túto rolu preberá umelé osvetlenie. Malo by byť rovnomerne rozložené, dobre rozptýlené, s možnosťou regulácie intenzity, ideálne aj s výberom režimov na rôzne typy pracovných stretnutí. Mimochodom, bodové osvetlenie je aj v súčasnosti moderným a funkčným riešením (a môžete ho využiť aj ako „dizajnovku“).

Spájanie technológií a estetickosti

Moderná zasadačka by mala disponovať smart zariadeniami, ktoré zvýšia produktivitu a zjednodušia pracovné procesy. Do tejto kategórie patria napríklad interaktívne tabule, projektory, virtuálni asistenti, konferenčné kamery, audiosystémy a ozvučenie (elektroakustická podpora), softvéry určené na online mítingy, rezervačný systém pred vstupom do zasadačky, ktorý informuje o jej obsadenosti a vyťaženosti, ale aj spomínané osvetlenie, ktoré môžete ovládať cez aplikáciu v mobile či PC.

Tip:

Ak má vaša zasadačka steny zo skla, siahnite po PDLC fóliách, vďaka ktorým môžete regulovať viditeľnosť – pri aktivácii je sklo číre, pri vypnutí matné. Ovládanie je možné i hlasom.

Zasadacia miestnosť v skratke

  • Potrebujete vytvoriť príjemné a súčasne profesionálne prostredie (podpora produktivity a myšlienkových procesov vo všeobecnosti).
  • Farebná schéma a dizajn by mali byť v súlade s firemnou identitou a zároveň s atraktívnosťou (ak máte v dizajnovom manuáli nosné odtiene červenej a žltej, doprajte ich vybranému dekoračnému prvku alebo umeniu na stene, nie hlavnému zariadeniu).
  • Nepodceňte zvukovú izoláciu (aby ste eliminovali nežiaduce zvuky a hluk, ale aj naopak, aby informácie, ktoré majú zostať v zasadačke, nedráždili tie uši, ktoré nemajú).
  • Zabezpečte si pocit súkromia (o diskrétnosť sa postarajú žalúzie alebo inteligentné fólie, tzv. prepínateľné sklo).
  • Doprajte si pohodlie a kvalitný nábytok (okrem už zmieneného sa spájajú s fyzickým zdravím a so psychickou pohodou).

Tak čo, odhodlaní mať zasadačku, ktorá budí ten správny dojem?

Témy

Vložiť komentár