Hybridná kancelária – pracovisko budúcnosti?

Spôsob práce v kancelárii podlieha zmenám. Pracovné povinnosti sa v mnohých firmách presunuli na home office a väčšinu vecí riešia zamestnanci online. Pravdou však je, že nie vždy je to efektívne. Práve preto sa koncept s názvom hybridná kancelária ukazuje ako výhodný pre obe strany – pre zamestnanca aj zamestnávateľa. V konečnom dôsledku prináša benefity práce v kancelárii aj práce z domu.

Čo je hybridná kancelária?

Zjednodušene povedané, ide o usporiadanie a organizáciu pracoviska, v rámci ktorého zamestnanci trávia niekoľko dní spoločne v kancelárii a niekoľko doma. To, odkiaľ budú pracovať, sa odvíja od typu ich povinností, resp. pracovných činností. Prirodzene, hybridný model nie je vyhovujúci pre akékoľvek odvetvie, no ak daný segment vyžaduje najmä prácu na PC, väčšinou je vhodným kandidátom, a to bez straty produktivity.

Niektoré projekty či pracovné postupy si doslova pýtajú tímové stretnutie v kancelárii. Na druhej strane čiastkové úlohy či individuálne zadania zamestnanci môžu riešiť aj v rámci home officeu. Tento mix umožňuje lepšiu rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom. Na piedestáli je flexibilita, no dôležité je určiť jej mantinely, aj keď to znie paradoxne. Prečo?

Model hybridného pracoviska

Priestory na hybridnú kanceláriu sú mierne odlišné od „statických kancelárií“. Dôvodom je, že zamestnanci v nich netrávia veľa času a ani sa v nich nestretávajú úplne všetci naraz.

Práve toto sú tie mantinely – pri hybridnej kancelárii potrebujete mať ako zamestnanci aj ako zamestnávatelia prehľad o tom, kto a kedy (ne)plánuje pracovať v kancelárii.

Pre zamestnancov je možnosť takto kombinovaného pracoviska vítaná, pre zamestnávateľov znamená príležitosť ušetriť na prenájme pracovných priestorov – kancelárie nemusia byť také rozľahlé a navyše sa môže znížiť ich celkový počet. Nič to však nemení na tom, že hybridná kancelária by mala byť adekvátne zariadená.

Ako zariadiť hybridnú kanceláriu?

Klasické kancelárie sú v rámci hybridného modelu zmenené na zasadacie a konferenčné miestnosti. V tých sa môžu odohrávať porady a stretnutia a zároveň sa v nich dá aj pracovať.

To, že zamestnanci pri hybridnom type práce nevyužívajú priestory tak často, neznamená, že sú malé, nepríjemné a určené len pre zopár ľudí. Práve naopak.

V budove sa okrem dostatočne veľkých zasadačiek spravidla nachádzajú aj oddychové kútiky. Tie sú výborné na dobitie energie a vyčistenie hlavy. Relaxačné zóny by mali mať dostatok prirodzeného svetla, pohodlné sedenie a zeleň v podobe izbových rastlín.

Trendom v oblasti hybridnej práce je open space. Veľký priestor rozdelený len stolmi či paravánmi podporuje pracovný tok a spoluprácu plus šetrí miesto. Zamestnanci majú jeden stôl a k nemu pričlenený nevyhnutný nábytok, nie celú kanceláriu.

Tip:

Ak sa rozhodnete pre open space, priestor nezabudnite rozdeliť na zóny – zónu práce a zónu oddychu. Predídete prípadnému vyrušovaniu a nechcenej atmosfére, ktorá by mohla prácu komplikovať. Kancelárie typu open space, v ktorých je telefonovanie na dennom poriadku, nezabudnite vybaviť akustickými panelmi. Vyčlenením zón zároveň podporíte dynamickosť prostredia a pohodu zamestnancov. Tá má predsa veľký podiel na produktívnosti.

Prečo prejsť na hybridný model?

Možnosť vybrať si, kde a kedy budete pracovať.

Z pohľadu zamestnanca je výhodou spomínaná flexibilita. Vyberáte si svoje pracovné prostredie. Nie ste nútení ísť do kancelárie alebo zostať doma. Sami si môžete naplánovať, kedy budete pracovať (ak zamestnávateľ umožňuje aj pružný pracovný čas) a z akého miesta.

Rozmanitosť pracovného prostredia, striedanie práce v domácej kancelárii a v tej firemnej sa podpisujú na produktivite, pretože vy sami najlepšie viete, kedy potrebujete na tú či tamtú prácu čo najväčší pokoj, kedy potrebujete zostať doma. Taktiež viete, kedy sa oplatí stretnúť s kolegami. Niektoré veci si jednoducho vyžadujú osobný kontakt.

A je tu ešte jeden bonus – režírovanie pracovného času vplýva na vytváranie balansu medzi pracovným a súkromným životom.

Možnosť znížiť náklady na prevádzku kancelárie.

Na strane zamestnávateľa má hybridná práca predpoklad ušetriť financie z rozpočtu na prevádzku kancelárie. Nároky na kancelárske priestory sa totiž menia. Áno, prvotný redizajn kancelárie napríklad na open space si bude vyžadovať investíciu, no samotné náklady sa znížia (vykurovanie, osvetlenie, energie vo všeobecnosti, prípadne cena za prenájom, ak ste sa rozhodli pre presťahovanie kancelárie do menších priestorov).

Vedeli ste, že?

Dlhodobý home office môže negatívne ovplyvniť produktivitu (s výnimkou toho, keď zamestnanec v rámci neho pracuje napríklad z kaviarne, parku či rôznych iných miest – takéto fungovanie sa však už približuje modelu hybridného pracoviska). Pri práci z domu je náročnejšie oddeliť pracovný život od osobného, sústrediť sa či vykomunikovať niektoré pracovné záležitosti. Stáva sa, že potom úplne zbytočne vznikajú konflikty s kolegami a naštrbujú sa vzťahy na pracovisku.

Výzvy hybridnej kancelárie

Hybridná kancelária a jej zariadenie sa líšia v závislosti od segmentu. Správne nastavenie modelu hybridného pracoviska preto prináša niekoľko výziev, na ktoré musí myslieť každý zamestnávateľ, ktorý sa preň rozhodne.

Zapojenie všetkých zamestnancov. Komunikácia so zamestnancami môže byť náročnejšia, keď sa niektorí budú nachádzať v kancelárii a iní doma. Kľúčové je preto nájsť spôsob, ktorý bude efektívny a nebude komplikovať pracovný proces (napríklad osobná účasť na poradách, brainstormingu, mítingoch a pod.).
Kvalitné zariadenie. Aj napriek tomu, že hybridné kancelárie sa zvyčajne využívajú menej ako klasické, potrebujú kvalitné vybavenie. Preto nezabúdajte na dostatočné osvetlenie, ergonomické stoličky, písacie stoly, praktické doplnky a kvalitnú techniku.
Zvýhodňovanie zamestnancov. Zamestnávatelia si musia ustriehnuť, aby nezvýhodňovali len tých, ktorých budú vidieť priamo v práci, inak by mohlo dôjsť k diskriminácii. Aj tu treba vopred nastaviť fungovanie pracovných a hodnotiacich procesov.
Zabezpečenie údajov. Keďže ľudia budú pracovať aj z domu, firemné dáta sa stávajú zraniteľnejšími. Dôraz na ich vyššie zabezpečenie je teda opodstatnený.
Nové pracovné povinnosti pre manažérov. V hybridnom pracovnom modeli budú manažéri vystupovať aj v ďalšej pracovnej role – budú režírovať tímovú prácu. V hybridnej kancelárii je bežné, že niektoré veci musíte riešiť operatívne. V snahe o zachovanie efektívnosti bude „moderovanie“ projektov kľúčové.

Chce to dobre premyslenú stratégiu!

Zabezpečiť, aby boli zamestnanci k dispozícii v určitom čase, aby boli dostatočne zapojení do procesov, aby včas upozornili na svoju neprítomnosť či dovolenku, aby boli transparentní v tom, kedy majú projektový míting a pod. Vedenie by sa so zamestnancami malo zhodnúť na podmienkach hybridnej kancelárie.

V niektorých prípadoch môže vzniknúť aj individuálna dohoda, no základ je rovnaký: docieliť flexibilitu a tým aj spokojnosť zamestnancov, pretože po pandémii sa práve pracovná flexibilita a s ňou súvisiaci work-life balance stávajú jedným z najžiadanejších benefitov. Ponúkate to svojim zamestnancom alebo to máte na „to do liste“?